בסוף זה קרה, התפקיד סוף סוף אויש במועמד מתאים.
כבר חודשים שאתם מחכים, מצפים ומתלבטים. משקיעים עשרות שעות של ראיונות עם מועמדים שונים, קוראים חוות דעת של מומחים והמלצות ממעסיקים קודמים וכבר די מותשים מהחיפוש האינסופי. אתם מותשים? תחשבו מה עבר על המועמד.
תהליכי הגיוס שעוברים מועמדים אינם פשוטים כלל. גם מועמדים לתפקידים זמניים או זוטרים ישלחו עשרות קורות חיים, יעברו מספר ראיונות טלפוניים ופרונטליים מטעם כמה מעסיקים, ואולי יידרשו לעשות עוד כמה מבדקי יכולות, בדיקות ממליצים, בדיקות "מהימנות", ועוד. כל זאת בתקווה להתקבל לעבודה אחת מיוחלת.
למה זה כל כך מסובך?
כשם שהתהליך ארוך ומייגע למועמד מחפש העבודה, התהליך גם ארוך ומייגע לא פחות למעסיק, ולעיתים גם רצוף תסכולים. קשה להשיג מועמדים מתאימים, אנו "מבזבזים" זמן יקר על ראיונות עם מועמדים שמגיעים עם ציפיות לא ריאליות, ומתמודדים עם מועמדים מתאימים שבוחרים לבסוף בתפקיד אחר בארגון אחר.
מדוע התהליך הוא כה עמוס ארוך ומייגע עבור המנהלים?התהליך מורכב בגלל החשיבות שמנהלים וארגונים נותנים להון האנושי בארגון. הצלחת הארגון ומנוע הצמיחה שלו מושפעים מההון האנושי שבו ומההתאמה שלו לתרבות הארגונית.
אז איך מייעלים את תהליך הגיוס גם עבור הארגון ומנהליו וגם עבור המועמדים. אנחנו ממליצות על יישום עשרה שלבים פשוטים אך חשובים. עשרת השלבים האלה מעניקים בונוס כפול. הבונוס שלכם הוא תהליך ממוקד ויעיל וחסכון בעשרות שעות סינון, מיון, ראיונות וטלפונים, הבונוס למועמדים הוא דומה, חסכון בשעות ריאיון מיותרות ואפשרות טובה לבצע החלטה מושכלת.
שלב מס' 1 – הגדירו מה אתם מחפשים
ככל שפרופיל המועמד אותו אתם מחפשים יהיה מדויק וברור לכם, יהיה לכם קל יותר למצוא את המועמד המתאים. בבניית הפרופיל חשוב לבחון את הגדרת התפקיד, ממשקי העבודה והמשימות העיקריות כמו גם את התנאים, השכר ושעות עבודה, לרבות התרבות בה יעבוד המועמד (ניתן לקרוא בהרחבה על תרבות ארגונית כאן).
שלב מס' 2 – התאימו תכונות אישיות
הגדרתם את ערכי התרבות הארגונית ואת המשימות והבנתם את ממשקי העבודה. כעת אפשר לעשות התאמה לתכונות האישיותיות הרצויות של המועמד. שימו לב, התאימו את הערכים הרצויים, את רמת התקשורת הבין אישית הדרושה ואת צרכי משימות התפקיד.
שלב מס' 3 – נהלו את מדיניות הפשרות שלכם
אחרי שאתם מבינים מה אתם רוצים רצוי שתגדירו לעצמכם מה חשוב יותר ומה פחות. כלומר, אילו דרישות הן ללא פשרות עבורכם ועל אילו מהדרישות תיאלצו אולי להתפשר.
שלב מס' 4 – בחרו אפיק נכון לפרסום
חשוב לא פחות לבחון מהו האפיק הנכון לפרסום משרה מסוג זה. בדקו באיזה אתר או רשת חברתית יש יותר סיכוי כי מועמדים בעלי המאפיינים שהגדרתם יהיו.
שלב מס' 5 – סננו קורות חיים
זהו אחד השלבים המתישים בתהליך. נסו ליצור לעצמכם כמה שאלות מפתח שהן שאלות קריטיות שעל פיהן תסננו קורות החיים, דבר שיכול לייעל ולקצר התהליך למינימום הנדרש.
שלב מס' 6 – קבעו ראיונות פנים מול פנים
לריאיון יש יותר ממטרה אחת. ראשית כל המטרה היא להתרשם מהמועמד והתאמתו לתפקיד ולשם כך נסחו מראש את השאלות החשובות לגביהן תרצו להשיג מידע.
בנוסף הריאיון הוא גם השלב הנכון לבצע תאום ציפיות מדויק ככל האפשר בנוגע לאופי התפקיד, שעות עבודה שכר ותנאים. גם אם מה שתאמרו עלול להרתיע את המועמד או להסיר את מועמדותו, מצב זה עדיף.
מחקרים מוכיחים כי ככל שהמועמד מגיע לתפקיד עם מידע מפורט ו"ריאלי" יותר בנוגע לתפקיד, סכויי הקליטה המוצלחת עולים. בנוסף, לריאיון מטרה נוספת חשובה ביותר. זהו המפגש הראשון של הנבדק עם הארגון, וכשם שאנו מתרשמים מהמועמד, הוא מתרשם מהארגון. זהו הרושם הראשוני החשוב שנוצר למועמד לגבינו, וחשוב כי נזכור גם לשווק באופן יעיל את הארגון ואת התפקיד.
זכרו, למועמדים טובים יש בדרך כלל אופציות נוספות. אם לא נקדיש די כדי להציג כל מה שניתן כדי לשכנע את המועמד כי לא רק שהוא מתאים לתפקיד אלא גם ההפך, אנו עלולים להצטער על כך בהמשך. יתרה מזו, גם מועמד שלבסוף לא יתקבל, הופך להיות "שגריר" של הארגון אחר מפגש פנים מול פנים. אם יוקדש לו זמן כראוי, ינתן לו מידע מפורט ויקבל יחס מקצועי ונעים- זהו המסר שיעבור הלאה, למועמדים הפוטנציאליים הבאים.
שלב מס' 7 – הכו בברזל בעודו חם
מועמדים שמחפשים עבודה לרוב עובדים בחיפוש עבודה ולכן הם פועלים במרץ ומגיבים במהירות להצעות שמגיעות לפתחם. לכן, כדי להשיג את המועמדים האיכותיים, היו גמישים וזמינים לראיונות. זמנו אותם מהר ותנו להם תשובות מהירות. חבל לפספס מועמדים טובים כי מעסיק אחר הקדים אתכם.
שלב מס' 8 – בחרו וקבלו החלטות
גם כאן נדרש פינוי זמן ואסרטיביות. כנסו את כל בעלי התפקיד הקשורים לגיוס זה וקבלו החלטות שקולות ומשותפות. בשלב זה רצוי להתייעץ עם מעסיקים קודמים שיאמתו או יפריכו את השערותיכם. זכרו כי ראיון תעסוקתי, רושם אישי, כימיה, ואפילו מבדק תעסוקתי- כל אחד מהכלים הנו כלי חשוב אך רחוק מלהיות מושלם. ככל שנאסוף מידע לגבי המועמדף ממקורות מרובים ככל האפשר, נוכל להיות יותר בטוחים למה לצפות.
למעסיקי העבר חלק חשוב בכך. רבים טועים לחשוב כי מעסיקים נמנעים מלתת תמונה אמיתית ונמנעים מלדבר על חולשות. מנסיוננו, אין זה כך. אותו מעסיק עמו אנו מדברים יתקשר אף הוא בעתיד לקבל המלצות, לגבי מועמד אחר. יש לו אינטרס לתת מידע אמיתי, כשם שיש לו אינטרס לקבל מידע מקיף. בנושא זה, ניתן לרכוש כלים ליעול שיחות עם ממליצים, ונשמח לסייע בכך למי שיפנה.
שלב מס' 9 – גם לא זו תשובה
החזירו תשובה לכל המועמדים שהיו בתהליך אצלכם. תשובה ואפילו במייל מייצרת רושם חיובי על החברה.
שלב מס' 10 – הכירו תודה
הוקירו והכירו תודה למועמד על ההשקעה שלו בתהליך הגיוס שלכם ועל רצונו להשתלב בחברה שלכם. תודה היא תמיד תחילתה של ידידות מופלאה.
