מי שעבר את זה פעם אחת יודע: גיוס עובדים הוא משימה מתישה. משימה שדורשת משאבים רבים כמו זמן, אנרגיה וכסף. אבל מי שעבר את זה פעם אחת גם יודע שגיוס לא מוצלח יגרור אחריו סחרור נוסף של כל המערכת. מניסיוננו הרב בגיוס עובדים עבור חברות אנחנו יודעים: אין ברירה, צריך לשנס מותניים וליצור תהליך גיוס מובנה, מוגדר והכי חשוב מקצועי, משלבי הגיוס הראשונים ועד לחניכה מסודרת וקליטה נכונה בתוך הארגון.
איך עושים את זה? לפניכם עשרה צעדים בדרך לגיוס עובדים מוצלח.
צעד ראשון: דעו מה אתם מחפשים
לפני שאתם ניגשים לחפש עובד, חשוב לברר בדיוק מה אתם צריכים. אל תסתפקו באפיון המשימות שהייתם רוצים שהעובד החדש יבצע, אלא הגדירו כיצד הייתם רוצים שיבצע אותם. כלומר, חשוב להתמקד בכישורים הנדרשים מהעובד. הוספת עובד חדש היא הזדמנות לשפר ולייעל את תהליכי העבודה הקיימים.
צעד שני: חלקו את התהליך לשלבים
צפו, עד כמה שניתן, את כל התהליך מראש. גיוס הוא תהליך חשוב וארוך וייתכנו כל מיני עיכובים בדרך. הציבו יעדי ביצוע לכל שלב וקחו בחשבון גורמים בלתי צפויים שיכולים להאט את קצב הגיוס, כמו תקופות חגים, משרה ייחודית וכדומה. לכל שלב צריך להיות אחראי ומבצעים. ייתכן שבשלבים שונים האחראי יהיה גם המבצע, אך חשוב שלאורך התהליך יהיו מנגנוני בקרה. יש חברות שבוחרות לקיים מעבר לראיונות אישיים גם מרכזי הערכה ויש אחרות המבצעות מבחני משכל. לפני בחירת התהליך חשבו מהו הערך המוסף של כל שלב בתהליך הגיוס, ובחרו את השלבים בעלי הערך הגדול ביותר עבור הארגון והמשרה הנדרשת.
צעד שלישי: בחרו מקורות פרסום רלוונטיים
היום יותר מתמיד ישנם מקורות פרסום למשרות דרושים. המדיות השונות מציעות אפשרויות פרסום רבות בתקציבים שונים, ולכן יש להתאים את מקורות הפרסום לצרכי הארגון, לתקציב אותו רוצים להשקיע ולסוג התפקיד המבוקש. למשל: במידה שהייתם רוצים למצוא משרת מוסכניק, לא בהכרח כדאי יהיה לפרסם באינטרנט. לעומת זאת, משרת מנכ"ל לחברת הייטק לא מומלץ לפרסם במודעה בעיתון.
צעד רביעי: היעזרו ברשתות החברתיות
הרשתות החברתיות כבר מזמן אינן רק חברתיות, והן משמשות גם במה ליצירת קשרים מקצועיים ליחידים ולחברות גדולות. השימוש בהן חינמי, והגישה לקורות החיים של מועמדים פוטנציאליים הוא רב. ברשתות כגון Linkedin ניתן להתרשם מקורות חייהם של מועמדים פוטנציאליים, וכך ניתן לקצר ולהפוך את חיפוש המועמדים לאיכותי יותר.
צעד חמישי: פרסמו מודעה מדויקת
ככל שהמודעה שתפרסמו תהיה ברורה יותר, כך קורות החיים שיתקבלו יהיו קרובים יותר לתפקיד אותו אתם מאיישים. כאן הזמן לחזור לצעד הראשון: בירור הצרכים שלכם. כאשר אתם יודעים מהם הכישורים והאיכויות הנדרשים מבעל התפקיד המיועד, שמבוססים על דרישות התפקיד, גם המועמדים הפוטנציאלים ידעו זאת. מודעה ברורה מעבירה למועמד שאינו מתאים אם המסר שחבל לשלוח קורות חיים לא מתאימים, ומונעת בזבוז זמן מיותר.
צעד שישי: סננו קורות חיים ביעילות
על מנת לייעל את התהליך המתיש של סינון עשרות קורות החיים, כדאי לעשות זאת באופן שיטתי. התחילו מאבני היסוד שבהעדרם המועמד אינו רלוונטי לכם. למשל, אם אתם מגדירים כי ניסיון של שנתיים בתחום המכירות הטלפוניות הוא אבן יסוד, מחקו מהרשימה את המועמדים שאין להם ניסיון שכזה. לאחר שתישארו עם כמות מצומצמת של קורות חיים העונים על הדרישות הראשוניות, תוכלו לעיין בהם לעומק ולזמן לראיון את המתאימים ביותר.
צעד שביעי: ערכו ראיונות מקדימים
לפני שמזמנים מועמדים לראיונות, רצוי לערוך עמם ראיון טלפוני מקדים. בטלפון הקול הוא הכל. נסו להתרשם מאלמנטים שלא ניתן להתרשם מהם על פי קורות החיים, כמו מידת ההתלהבות, רמת השפה וקצב הדיבור, כמו גם פרטים כגון זמינות לשעות נדרשות וציפיות שכר. לאחר שהמועמד עבר את המיון הראשוני ניתן לזמן לראיון פנים אל פנים. הריאיון האישי נועד להבין מניעים וצרכים של המועמד כמו גם התמודדות במצבים שונים.
צעד שמיני: ערכו מבדקים
זהו אחד הצעדים החשובים ביותר. תהליך מיון איכותי כולל גם מבדקי כישורים שלא ניתן לאתר בראיונות מילוליים. מערכת המבדקים נקבעת על פי התפקיד והכישורים הנדרשים לו. שילוב מבדקי כישורים לתהליך הגיוס מגביר את מהימנותו.
צעד תשיעי: חזרו עם תשובות למועמדים
תהליך הגיוס חושף אתכם כחברה לקהל הרחב וכל מועמד פוטנציאלי הוא גם לקוח פוטנציאלי. על כן חשוב שכל התהליך יתקיים באופן מקצועי ומכבד עבור המועמדים. התנאים בהם התקיימו הראיונות וגם סיום התהליך כמו שליחת תשובות אי קבלה – כל אלו, חשובים ליצירת רושם חיובי על הארגון. יתרה מזאת, ניתן לנצל את הקשר עם המועמדים לחשיפה אודות החברה ומוצריה. למשל, לחלק לכל מועמד דף מידע או אפילו מזכרת קטנה מהארגון.
צעד עשירי: קליטה בארגון
תהליך גיוס נכון הינו חלקה הראשון של המשוואה להצלחת העובד בתפקיד. חלקה השני הוא תהליך קליטה נכון. מבחינה רגשית חשוב לסייע לעובד להרגיש בנוח וחובה ולהכיר לו את השפה הארגונית החדשה. מבחינה מקצועית יש להכיר ולהסביר לו את דרישות התפקיד שהכנתם עבורו. לבסוף, זכרו כי גם רומא לא נבנתה ביום אחד ויש לאפשר לעובד החדש זמן קליטה והתארגנות סביר על מנת שיוכל לחשוף את יכולותיו וכישוריו בארגון.
