בכל תחילת קיץ אני נפגשת עם חברה טובה שלי שעובדת מטעם משרד החינוך במוסד חינוכי, נפגשת איתה ומקנאה. מדי קיץ היא עומדת לצאת לחופשה של חודשיים בתשלום, בה היא תהיה פנויה לעשות כל מה שעולה על דעתה.
ואכן, תמיד יש לה שלל תוכניות אותן היא מגוללת בפני. היא מספרת לי איך היא מתכננת לטייל, להיכנס לכושר, לעצב מחדש את הבית, ללמוד שחיה ואולי תפירה, לטוס קצת לחו״ל, לעשות הליכות, קמפינג, ואפילו אולי להתנדב איפשהו.
לקראת סוף הקיץ אנחנו נפגשות שוב ואני מגיעה מוכנה לשמוע על כל מה שהספיקה ואיזה קיץ מדהים היה לה. אבל אז היא מיד מגיעה עם אכזבה קלה על פניה, ומתחילה לספר לי שהזמן עבר כל כך מהר. "רק התחלתי להתרגל לחופש וכבר היה אוגוסט", היא אומרת, "ואז התחלתי קצת להיכנס לשגרה וכבר הגיע ספטמבר. בקיצור חוץ משיזוף טוב וגיחה קצרה לחו"ל לא הספקתי כלום".
זה הזמן להתניע
גם אצלנו, האנשים שעובדים בקיץ, יש הרבה פעמים האטה בחודשי יולי- אוגוסט. לרוב יש פחות עבודה והרבה פרוייקטים ב- hold עד אחרי החגים. כל זה נובע מכך שהלקוחות בחופש והעובדים מבלים חצי יום עם הילדים. אפשר בקלות להעביר את הימים עד ספטמבר ולחכות עד שהכל יתניע שוב, אבל אפשר גם לנצל את הזמן בצורה מיטבית ולהספיק כמה דברים חשובים שתמיד דחינו.
למעשה, תקופה רגועה בעבודה זו הזדמנות נפלאה לעבוד על היסודות והתשתיות שמרכיבות את החברה. כל אותם דברים שבמהלך השנה, עם השגרה העמוסה, אנחנו פשוט לא מגיעים אליהם.
למשל, בחברה אחת אותה ליווינו לפני כשנה, המנכ״ל הרגיש שחזון החברה מעט מיושן וכבר לא מעודכן לרוח החברה. ניצלנו את חודשי הקיץ כדי לבנות יחד איתו ועם ההנהלה חזון חדש אשר מדבר את שפת הארגון העדכנית.
לאחר מכן גזרנו מהחזון תוכנית עבודה לשנה הקרובה הכוללת יעדים ועקרונות מנחים. את החזון המחודש ואת תוכנית העבודה הציג המנכ״ל בטקס הרמת הכוסית של החברה לפני ראש השנה, בדיוק בזמן המתאים כדי להתניע את התוכנית לשנה הקרובה.
להגיע מוכנים לשנה החדשה
חשוב לציין שבתהליך בניית החזון לקחו חלק גם עובדי החברה שהיו מעוניינים בכך. מאוחר יותר הם סיפרו שהתהליך היה מעצים ושבזכותו חשו מחוברים יותר לחברה ולערכיה. השיתוף של העובדים תרם ליצירת חזון משמעותי ששילב יחד את רוח המנהל ואת הקולות "מהשטח".
בחברה אחרת בה ליווינו את מחלקת ה-HR הוחלט לנצל את חודשי הקיץ והחגים כדי לבחון מחדש את תהליך הגיוס והקליטה הקיים בארגון. כבר בתקופת הזמן שקדמה לקיץ, סמנכ״לית ה- HR העלתה את הצורך בבחינה כזאת, אך התקשתה להתפנות לכך וחששה לעשות שינוי דרמטי מדי שלא יהיה מבוסס. בעבודה משותפת ומאומצת באוגוסט ביצענו ראיונות עם מנהלים ועובדים שנקלטו לאחרונה בחברה, אספנו נתונים והסקנו מסקנות. גם במקרה הזה, הדברים היו מוכנים בדיוק בזמן כדי להציגם בכנס החברה בספטמבר.
אז שכנעתי אתכם ששווה לנצל תקופות רגועות לחיזוק היסודות בארגון, אבל איך מבטיחים שזו תהיה עבודה יעילה? ומה עם החברה שלי שתוכניות היו לה בשפע אבל ביצועיים פחות? שלושה טיפים פשוטים וישימים.
בנו תכנית
יש לנו נטייה טבעית לחשוב שבעיתות עומס ולחץ, תוכנית עבודה תמקד אותנו ותסייע לנו להספיק יותר, עד כאן זה באמת נכון. אבל הנטייה הזו גם מאפשרת לנו לשחרר יותר בתקופות רגועות מתוך הנחה שלא תהיה בעיה להספיק הכל גם בלי תוכנית עבודה. זו טעות. הזמן נוטה לחלוף לו במהירות. אני בטוחה שכולכם מכירים היטב את האמירה שדווקא כאשר יש לחץ מספיקים יותר? תוכנית עבודה מסודרת הכוללת יעדי ביצוע תעזור לכם להספיק גם כשרגוע.
התמקדו
מאוד יכול להיות שאם חברה שלי היתה מחליטה להתמקד בכניסה לכושר ולימוד תפירה, היא היתה מצליחה. אבל הרצון להספיק הרבה בזמן קצר גרם לנו לא להספיק כלום. לכן, מומלץ בחום לבחור מראש פרוייקט אחד או שניים, ולהתמקד בהם.
התמידו
לעיתים קשה יותר להתמיד בתקופה רגועה. תמיד יש תחושה שיש עוד זמן אז אנחנו עובדים לאט יותר, לוקחים הפסקות ועוצרים לעיתים תכופות יותר. לכן, מומלץ להזכיר לעצמנו שההתמדה היא הדרך היחידה בה באמת נסיים את הפרויקט.
ולאותה חברה שלי? זו השנה הראשונה שישבנו יחד ועזרתי לה לבנות תוכנית לחופש כדי שכאשר ניפגש בספטמבר יהיה לה הרבה מה לספר, ואילו אני אמשיך לקנא…
