כבר תקופה ארוכה שמתקיימת שיחה ערה על ה-VUCA World, ה- coronavirus ממחיש לנו הלכה למעשה את מרכיבי ה-VUCA :
התנודתיות (Volatility) שמבטאת מצבים אשר צפויים להשתנות בצורה פתאומית או קיצונית, ויכולים בקלות לצאת משליטה.
אי ודאות (Uncertainty), מתייחסת למצב שיש בו ספק, שהוא לא ידוע. מצב בו קיים ידע מוגבל ויש קושי לחזות את התוצאות העתידיות.
למעשה כתוצאה מהתנודתיות, אנו עומדים מול מצב בו יש קושי להשתמש בניסיון העבר כדי לנבא תוצאות עתידיות לפעולות שלנו. וכאשר אין לנו יכולת ניבוי, אנו חשופים לאלמנטים של הפתעה.
מורכבות, (Complexity), מתארת התנהגות של מערכת בה מספר גדול של רכיבים מייצרים אינטראקציות מרובות, ואין הגיון אחד מנחה שמגדיר או מגביל את מגוון האינטראקציות האפשריות. השלם גדול מסך חלקיו. יש הרבה גורמים שמשפיעים על קבלת החלטות, ריבוי סיבות וגורמים שקשה להבין ולהסביר מעורבים בבעיה. נוצר מצב של בלבול, בלי יכולת לראות קשר ברור בין סיבה לתוצאה.
ואחרון – עמימות (Ambiguity) מצב בו אין משמעות אחת ברורה לאירוע. מאחורי ההתרחשויות ישנה עמימות ויש קושי לפענח התנהגויות ואירועים. מצב זה מייצר פוטנציאל לאי הבנות, בלבול וריבוי פרשנויות.
כאשר ארגונים ובראשם מנהלים נמצאים במציאות זו, וישנו קושי אמיתי לראות את האופק עליהם להתחיל להשתמש בכוחות הניווט שלהם וזאת באמצעות vuca prime, מודל שפותח על ידי העתידן בוב ג'והאנסון, והוא מציע דרך "לתקוף" כל אחד מהאלמנטים של ה VUCA. למעשה, המודל מציע דרך למנהל למזער את השפעות הVUCA על העובדים שלו.
אז איך עושים את זה?
על מנת להתמודד עם תנודתיות מגבשים ומתקשרים חזון סוחף, ברור, שיגדיר בתוך הכאוס את המטרות שלנו באופן שאינו משתמע לשתי פנים. גם אם הדרך עצמה תשתנה, היעד הוא אותו היעד.
על מנת להתמודד עם אי ודאות, מייצרים הבנה. נותנים לעובדים כל הזמן לעבוד בתוך קונטקסט, להבין את ההקשר של העשייה שלהם. מרחיבים את היקף הידע, שוברים מחסומים פנים וחוץ ארגוניים, יוצרים קשרים עם דיסציפלינות אחרות כדי להבין יותר.
על מנת להתמודד עם המורכבות, מייצרים בהירות. ממפים את רשת הקשרים וההשפעות במידת האפשר כדי לשפר את יכולת הניבוי.
לדוגמא, במציאות הנוכחית צריך לקחת בחשבון את משרד הבריאות, לאסוף מידע מהתמודדות של מערכות ארגוניות דומות, להשתמש בעובדים שיש להם מידע רלוונטי ומהימן, לחקור התנהלות של ארגונים שהצליחו לתת מענה לאתגרים סבוכים – למשל בעיית העוני ועוד
במציאות מורכבת חשוב מאוד להבין שהתשובות לא נמצאות רק בתוך הארגון, חייבים לחשוב הרבה יותר גדול.
על מנת להתמודד עם עמימות, מאמצים גישת עבודה אג'ילית, גמישה. מוצאים דרכים יצירתיות להגיע אל אותה המטרה, מגמישים עמדות ותפישות, עובדים באינטראקציות קצרות, מייצרים מהר מודלים ובודקים אותם, הרבה ניסוי וטעיה בסקאלות קטנות.
גמישות ואג'יליות מתבטאת הלכה למעשה בין השאר בפגישות וירטואליות. במציאות הנוכחית חלק מהעובדים שלנו "יצאו" לבידוד ועם זאת Show must go on .
ההופעה הזאת היא הזדמנות נפלאה לתרגל עבודה מרחוק. להתאמן על ישיבת צוות וירטואלית ולבדוק את האפקטיביות שהיא חלק מהעתיד הקרוב, גמישות באפשרויות העסקה ופרקטיקות עבודה מהבית, שיסייעו לנו גם אחרי המשבר.
10 צעדים לפגישה וירטואלית מוצלחת
- 1) פנים אל מול פנים – שימוש בטכנולוגיית וידאו פשוטה כגון Zoom, Skype ו- GoToMeeting, שתסייע לנו להתחבר מרחוק ולהרגיש יחד פיזית באותה פגישה.
- 2) 1..2.. שומעים? – כדאי לערוך בדיקה של הטכנולוגיה טרם הפגישה. עיכובים בתחילת פגישה מייצרים תסכול וחוסר שביעות רצון. חשוב לוודא כי לכל האנשים בפגישה יש את התוכנה הרלוונטית ושכולם יודעים לתפעל את התכונות העיקריות שלה.
- 3) לראות את הלבן שבעיניים – חשוב שהפרצופים יהיו גלויים. פגישות וידאו יעילות יותר כאשר אנשים יכולים לראות הבעות פנים ושפת גוף. כדאי לבקש מהאנשים לשבת קרוב למצלמת הרשת שלהם כדי לעזור לשחזר את האינטימיות של פגישה פנים אל פנים.
- 4) אותה גברת בשינוי אדרת – אמנם המיקום השתנה, אבל חשוב לנהל את הפגישה כאילו זאת פגישה בחדר ישיבות במשרד. לפני השיחה, יש לקבוע יעדים ברורים ולשלוח אג'נדה מסודרת של הפגישה. במהלך הפגישה, חשוב להקפיד על סדר היום שנקבע, להציג את כללי הישיבה ולכנן הפסקות אחת ל-45 דקות. במהלך הפגישה יש לכתוב פעולות המשך רצויות כולל תזמון ואחריות. בסיום הפגישה יש לשלוח סיכום קצר שכולל אקסל משימות כפי שנקבעה בפגישה.
- 5) מצגת עושים קצרה או לא עושים בכלל – הדבר היחיד הגרוע יותר ממצגת ארוכה הוא מצגת ארוכה במהלך פגישה וירטואלית. ישיבה צריכה להיות ברובה דיון אפקטיבי שלשמו כינסנו אנשים. מצגת אפשר להעביר במייל והיא אינה מצדיקה התכנסות. יש להכין את השאלות הבוערות, כדי שקהילת המוחות תהיה מסייעת ורלוונטית ותגיע לתובנות.
בנוסף, חשוב להעביר מידע ברור ורלוונטי שאנחנו רוצים ליישר קו לגביו כדי שלא יהיה פתח לפרשנויות שונות.
- 6) לחלוק זה תמיד טוב – במידה ואחד המשתתפים צריך להציג מסמך או קובץ חשוב, מומלץ להשתמש באופציית share screen, הקיימת ברוב טכנולוגיות הוידאו, כך שהמשתתפים יכולים פשוטו כמשמעו "להיות באותו דף".
- 7) Icebreaker – חשוב להשתמש בכל הזדמנות בכלים פשוטים לחיזוק מערכות יחסים בינאישיות בעיקר כאשר אנשים עשויים להרגיש מבודדים וחוששים. כמו כן, חשוב לדעת אם למשתתף יש חבר קרוב או קרוב משפחה שנלחם בנגיף, לכן סוג של "צ'ק-אין" מהיר הוא חשוב.
- 8) מי אחראי פה? – בדרך כלל קשה יותר לנהל דיון וירטואלי. יכול להיות מועיל להקצות אדם אחד שינהל את הזמנים והסדר בפגישה. הוא יוכל לשים לב שכולם שותפים ולהבטיח שכל הקולות יישמעו.
- 9) והעיקר לא לפחד כלל – נדמה כי בזמן הקרוב פגישה וירטואלית תהייה מאוד פופולרית ולכן אני ממליצה לא להתרחק מנושאים שנויים במחלוקת.
- 10) חדר כושר וירטואלי- ממליצה להתאמן פעם או פעמיים כשאתם עדיין ביחד. ערכו את ישיבת הצוות הבאה שלכם כאשר כל אחד יושב במשרדו ומתחבר לישיבה ללא עזרה. לאחר סיום הפגישה, תחקרו את הפגישה – מה הלך טוב, ומה פחות. באמצעות התחקור ניתן לפתח מתודולוגיה מותאמת אישית ולאפשר פגישות פרודוקטיביות שהמיקום הפיזי אינו מהווה קושי.
לסיכום,
כולנו מבינים שהיכולת לעבוד יחד באותו חדר עם הקולגות שלנו עשויה להפוך לאתגר גדול בשבועות הקרובים, ולכן הכנה טובה שדורשת מאיתנו השקעה קטנה יחסית, עשויה להשפיע רבות ברגעי האמת ואף לאפשר לנו כלי עבודה פרקטי נוסף גם הרבה אחרי המשבר הנוכחי.
אנחנו פה כדי לעבוד אתכם על מיומנויות נוספות שיסייעו לארגון לצלוח את גל השינויים >>
בריאות לכולם!
