אז קודם כל כן. אפשר ונחוץ למדוד מחוברות בארגון. רק ככה נוכל ללמוד את הארגון שלנו ולהבין באמת מדוע עובדים נשארים בארגון או לחלופין נפרדים ממנו לשלום. בסוף, אתגרים של מחוברות ארגונית שווים לארגון הרבה מאוד כסף ואם ננהל אותם בצורה מושכלת אין ספק שנרוויח.
מתיאוריה לחיים עצמם
מקרה שנתקלנו בו – אחת ממנהלות ה-HR אותן אנו מלוות הציפה בפנינו אתגר ארגוני משמעותי ביחס לשימור עובדים וותיקים (מעל שלוש שנים בארגון) שלא ניתן לקדם אותם מאחר והם לא מתאימים לעמדות ניהוליות. אתגר זה השפיע על האווירה בארגון ופגע במחוברות הכללית.
על-מנת לטפל בנושא היה חשוב לנו להבין מהם הפרמטרים שחשובים לעובדים בארגון ומסייעים למחוברות ומה מצב המחוברות בפועל, ביחס לפרמטרים האלה. החלטנו שהשלב הראשון יהיה מדידת מצב המחוברות הארגונית.
התחלנו משתי השאלות החשובות ביותר שכל ארגון צריך לשאול את עצמו לפני שהוא מבצע מדידת מחוברות בארגון:
- מה אנחנו רוצים למדוד?
- מה נעשה עם התוצאות?
בבואה לענות על השאלות הללו, ציינה המנהלת כי היא מעוניינת להבין מה קורה בארגון, מה העובדים רוצים באמת ועד כמה הם שבעי רצון ממה שהארגון עושה עבורם. רק ככה היא תדע איך לשמר אותם. על כן, בחרנו להתמקד באתגרים שעלו ולמצוא פתרון ארוך טווח ליצירת מחוברות העובדים.
לגבי השאלה השנייה, מה נעשה עם התוצאות? ענתה "נתחיל ליישם כמובן".
עם ההבנה הזו יצאנו לדרך.
השתמשנו ב- AL Consultants Survey, סקר שנשלח בלינק אפליקטיבי לעובדים ואפשר למלא אותו בזמן קצר ובפשטות. תוך ארבעה ימים כבר היום לנו תוצאות ומכאן נותר לנו רק להתחיל לעבוד – הפעם בצורה ממוקדת ובהלימה לדברים שעלו.
אם גם אתם החלטתם להיכנס לעובי הקורה, לגלות את כל מה שקורה מתחת לפני השטח ולעשות סקר מחוברות ארגונית, אתם בטח תוהים לעצמכם – מה עכשיו? מאיפה מתחילים?
ריכזנו לכם פה את כל הטיפים הדרושים כדי להפוך את היוזמה המבורכת שלכם למשמעותית לארגון:
Focus on your goal
השלב הראשון הוא להבין מה המטרות שלכם. מה תרצו שהסקר יעזור לכם להשיג? למשל, להבין אם תהליך שעשיתם היה חשוב לעובדים ושיפר את המחוברות או אולי להבין פערים בין מחלקות או דרגים שונים. דרך מעולה לענות על השאלות האלה היא להבין אילו נתונים אתם צריכים שיסייעו לכם בקבלת ההחלטות. המטרות ינחו את הדרך לתהליך כולו.
"The lack of communication ruins a lot of potential forevers"
המשפט הזה לא תקף רק בזוגיות, אלא בכלל, בחיים עצמם ובטח שבעבודה מול העובדים. תקשור הסקר חשוב מאוד לפני, תוך כדי ואחרי התהליך. ברגע שהבנתם מה המטרה, כדאי שתדעו להסביר אותה לעובדים ולמנהלים. במטרה לקבל אחוזי מענה גבוהים תכללו, כחלק מההסבר, גם את מה שאתם עומדים לעשות עם התוצאות שהתקבלו.
בנוסף, הבהירו נקודות חשובות שיפחיתו את אי הודאות. כגון: מטרת הסקר, פעולות קודמות שנעשו כתוצאה מסקרים אחרים (אם היו), מתן מענה על אנונימיות הסקר, כמה זמן לוקח לענות על הסקר ומועד אחרון למענה עליו.
טיפ: רגע לפני שאתם מתקשרים את הסקר לעובדים, זכרו אילו תשובות עניתם לעצמכם. תקשורת לפני תחילת התהליך, תגדיל את אחוזי המענה על הסקר ותוריד משמעותית חששות וספקות. אם עשיתם את השלב הקודם, תרגישו מיד שעובדים שמבינים את המטרה, משתפים פעולה ואף נוטים לענות יותר באותנטיות.
אל תשכחו להראות את התמונה הגדולה ולהזכיר לאנשים שבאמצעות מענה על הסקר יהיה בידיהם לעשות שינוי משמעותי לקראת התפתחות חיובית בסביבת העבודה שלהם.
We respect your privacy
חשוב שהעובדים יבינו זאת כשהם מקבלים את השאלון – זה נעשה גם לטובתכם. באופן טבעי, כאשר מתפרסם סקר ישנן חששות לגבי האנונימיות ולכן לא תמיד אנשים עונים בכנות אלא 'את מה שמצפים לשמוע מהם'. דרך מעולה לעקוף את זה ולקבל תשובות אותנטיות יותר, היא לתת אופציה לשאלה פתוחה כך שאנשים יכולים להכניס את תשובותיהם ללא מגבלה.
בנוסף, כדי לשמור על האנונימיות מומלץ לעשות את הסקר עם חברה חיצונית.
בין אם החלטתם לעשות את הסקר אין-האוס ובין אם לאו, חשוב מאוד לשמור בסודיות את הנתונים, כך שלא ניתן יהיה לקשור את התשובות לעובד ספציפי.
Transparency + Integrity + Fairness = TRUST
ביצעתם את הסקר ואף קיבלתם אחוזי מענה גבוהים, נפלא! אבל מה עכשיו? העובדים יצפו לדעת איפה זה עומד ומה אתם מתכננים לעשות עם הנתונים שהתקבלו.
הראו לעובדים שלכם שבחנתם והבנתם את תוצאות הסקר ושהם יכולים להיות סמוכים ובטוחים שקולם נשמע. שתפו את התוצאות על בסיס תכנית תקשור מסודרת והמשיכו לקיים תקשורת פתוחה עם העובדים.
בתכנית הפעולה יש לבצע חלוקה בין מדדים כלליים של החברה לבין מדדים של המחלקות השונות.
עבור מדדי החברה, הנתונים שיתקבלו יסייעו לכם לבנות תכנית אסטרטגית לכלל החברה. לדוגמה, יתכן כי תגלו שעליכם לעבוד על התקשורת הפנימית של החברה או על פיתוח המיומנויות של דרג ניהולי מסוים.
עבור מדדי המחלקות, תוכלו לגלות כי מחלקות שונות צריכות תכנית פעולה מותאמת בהתאם לתוצאות שלהם בסקר. מכיוון שלמחלקות שונות יש יעדים ואתגרים שונים, זוהי הזדמנות טובה ליצור שיפורים לטווח הקצר (לדוגמה להתחיל לקיים פגישות שבועיות) וגם לטווח הארוך (לקבל רמת שביעות רצון גבוהה ואחוז נטישה נמוך).
ושוב נזכיר, שתפו את העובדים בפעולות שאתם עומדים לנקוט כתוצאה מתוצאות הסקר. אם העובדים מרגישים שמקשיבים להם, הם יתנו אמון בהנהלה ויהיו פתוחים יותר למענה גם על סקרים ולשיתופי פעולה עתידיים.
ארבעת הנושאים שציינו פה יעזרו לכם ליצור ציר זמן נכון למדידת מחוברות ארגונית, כך שתוכלו לערוך את הסקר לפחות אחת לחצי שנה (ואף אחת לרבעון), על מנת לקבל תשובות לעתים תכופות יותר ולהיות עם היד על הדופק על מצב העובדים והמנהלים בארגון.
לגבי אותה מנהלת HR? ביצענו יחד את הסקר ובנינו תוכנית פעולה משמעותית. בתכנית הפעולה כללנו תהליכים מגוונים בדרגות פעולה שונות כגון, בניית תהליכים של משוב מתמשך על בסיס שבועי ליצירת דיאלוג פתוח ורציף בין המנהלים לעובדים, שקיפות בתוצאות העסקיות ובתרומה של כל עובד לתהליך, הבניית תהליכי הדרכה, קורסים ומנטורים לעובדים, ועוד. יישמנו את תכנית הפעולה ובסקר הבא שערכנו בארגון ראינו בבירור עלייה משמעותית במדדי מחוברות העובדים.
רוצים גם אתם למדוד את המחוברות הארגונית שלכם? צרו איתנו קשר לקבלת כל הפרטים על הסקר
