אז איך מתמודדים עם אי הוודאות?
בכתבתנו הקודמת, הצגנו את מודל 'משולש הזהב', אשר קורא לארגון להכין עצמו לעולם החדש שנוצר – The new Normal, לרכוש מיומנויות ליבה שיאפשרו לו להיות תגובתי ומוכן למצבים משתנים. על הארגון לפעול במקביל ב-3 קודקודים המקיפים את פעילות החברה:
אסטרטגיה – הפונה מהארגון כלפי חוץ, לשוק העסקי.
אסטרטגיה פנים ארגונית – יעילות תהליכי העבודה והמחוברות הארגונית.
את תהליך הכנת הארגון יש לפרוש על פני 3 תקופות: Recovery, Optimization, Growth – תקופות אלו מבטאות את רמות המוכנות והגמישות של הארגון (אלו לא השלבים במחזור חיי הארגון 😊). כל ארגון נמצא בשלב אחר בכל אחד מקודקודיו ועליו לייצר תכנית עבודה מותאמת.
בכתבה זו נרחיב על מהות הקודקוד השני העוסק בתהליכי עבודה ומה משמעות הגמישות הארגונית הנדרשת.
גמישות ארגונית – במה?
ראשית, בזרימת הידע!
ידע הוא כוח. ברב הארגונים הידע מגיע מלמעלה למטה. ככל שתטפסו בסולם הדרגות תדעו יותר על האסטרטגיה, על השוק, על הטכנולוגיות העתידיות, על המהלכים המתוכננים. ההתנהלות המסורתית עזרה לנו בשליטה, כיום פעמים רבות, מעכבת את הארגון. העובדים מתקשים לצייר לעצמם את התמונה הגדולה ולכן עובדים על משימתם מבלי לקחת בחשבון שיקולים רבים. ההנהלה מצדה פעמים רבות מרוחקת מהשטח ופועלת בצורה תיאורטית כשהיא מקבלת החלטות.
מבנה ארגוני ותהליכי עבודה שישימו במרכז את זרימת הידע וקבלת החלטות מהירה, ישחררו צווארי בקבוק ויאפשרו לארגון לפעול בזריזות ובחוכמה מול השוק.
איך זה קורה בפועל? החל מהשטחת המבנה הארגוני ועד התנהלות בצוותי משימה קטנים מרובי סמכויות (עובדים SQUADS? PODS? אתם בכיוון הנכון). הארגון רותם את נטייתם הטבעית של אנשים לייצר לרשת קשרים חברתיים, על מנת לזרז שיתוף ידע ושיפור ביצועים. כולנו שמענו על שיטת העבודה המוצלחת של SPOTIFY.
מה זה אומר בפועל?
שינוי בשיטת העבודה צריך להיתמך בשינוי הגישה הארגונית כולה.
אם רוצים שהידע יזרום, צריכים בראש ובראשונה לשחרר אותו. לייצר מנגנונים של שקיפות, שיאפשרו לאנשים להשיג ידע רלוונטי לעבודתם – בצורה פאסיבית או אקטיבית. כך למשל, טבלת יעדים ארגונית (OKR) המשותפת לכלל העובדים, מאפשרת לכל עובד לראות את הקשר בין משימותיו לתמונה הגדולה.
מה יוצא לנו מזה? תחושת משמעות אותה חווה העובד, כשהוא מבין את השפעתו על הצלחת החברה. ומה יותר טוב מכך עבור המוטיבציה והמחוברות הארגונית.
המהלך גם מאפשר לו לראות את יעדי הצוותים בהם הוא תלוי על מנת לסיים משימתו ויכולת לתקשר עם הצוותים התלויים בו כדי לשקף להם טוב יותר את התקדמותו. כשכולם רואים הכל- חוסכים זמן על תהיות, אי הבנות, ניסוי וטעיה. העבודה, כמו הידע, זורמים חלק יותר.
אם רוצים שצוות יעבוד בצורה עצמאית צריך לאפשר לו לקבל החלטות. כן כן- סמכויות רחבות. איפה? בכל מה שקשור למקצועיות שלו.
מכאן שגם תפקידו של המנהל מקבל תפנית: מהיותו אוטוריטה מקצועית, המנהל הופך להיות לגורם המניע עשיה בארגון גמיש: מייצר קשרים, מפתח וחונך עובדים לעצמאות, מכוון ליעילות, תומך בארגון בהנעת שינויים, מחולל חדשנות ומציאת פתרונות – מנהל אינקלוסיבי, מנהל של העולם החדש.
מקום נוסף בו הארגון יכול לייצר גמישות, הוא גמישות באופן ההעסקה – קצת כנות לא תזיק, רב העובדים חולמים בימים אלו שהארגון שלהם 'יפתח את העיניים' ויאפשר להם לעבוד מהבית ברמה כזו או אחרת. למה? כי זה אפקטיבי! חוסכים זמן בפקקים (ותורמים לאיכות הסביבה), חוסכים זמן על קפה במטבחון, חוסכים זמן על הפרעות ומתמקדים בעבודה נטו.
"אבל זה לא מתאים לכולם!", "לדני אין משמעת עצמית לעבוד מהבית" – נכון! לכן מנהלים לפי תפוקות ולא לפי שעות. מכשירים את המנהלים לנהל אפקטיבית מרחוק ומרוויחים. גמישות באופן ההעסקה נחשבת לאחד מגורמי שימור העובדים החזקים ביותר בימינו. מי אמר מילאניאלס ולא קבל?
כנות מספר 2: רב הארגונים נאלצו להוציא עובדים לחל"ת, לפטר, להוריד אחוזי משרה. בסקר שערכנו ובו השתתפו מעל 230 ארגונים, נמצא שלמעלה מ 70% מהארגונים נאלצו לבצע אחת מפעולות אלו בעקבות משבר הקורונה.
עכשיו חוזרים לשגרה וזה הזמן לבחון – האם כולם חייבים לעבוד במשרה מלאה? האם כולם חייבים להיות שכירים? עובדים רבים יוקירו את האפשרות לעבוד פחות, לעבוד במספר מקומות עבודה במקביל, לעבוד לפי שעות ולארגון זה ישתלם כלכלית. זה הזמן לאמץ את ה- GIG ECONOMY לקרבנו.
לבסוף, אם כבר מדברים על גמישות – לא נמאס לנו מטייטלים? אחד הביטויים לכך הוא "מותה" של המיומנות היחידה. בעידן הטכנולוגיה, משימות חזרתיות ופשוטות יכולות להיעשות באמצעות בוטים ותוכנות מחשב ואילו לעובדים נותרו המשימות המורכבות יותר. אם עובד מסוגל להפעיל מיומנויות שונות כדי להתמודד עם בעיה א', הוא יכול להשתמש באותן מיומנויות עבור בעיה ב'. בחינת מיומנויות העובדים בצורה רחבה (פתרון בעיות, יצירתיות, יכולת אנליטית ועוד) ולא רק לפי דרישות תפקידם (מתכנת JAVA) – יאפשרו לעובד לממש את עצמו ולארגון ליהנות מניצול אופטימלי של משאביו.
אז מה המסר המרכזי?
העולם השתנה – אל תישארו מאחור, התאימו את הארגון שלכם לעתיד ותגמישו אותו.
צריכים עזרה? אנחנו כאן!
