זה התחיל בקטן עם עובד שחזר מחופשה ונאלץ להיות בבידוד וכמו אש בשדה קוצים התפשט לעשרות עובדים, מנהלים ואפילו מנכ"לים שנאלצים לעבוד מרחוק ולהתבודד, לקוחות שהחלו לבטל הגעות ועסקאות, ילדים שנשארים בבית עד אחרי הפסח, איסור על התכנסויות של יותר מ-10 אנשים והכנה לעוצר כללי של המשק.
אין ספק, כבר כמה ימים שהלחץ תחתיכם אדיר – כל הנחייה שנכנסת טורפת את הקלפים מחדש ומציבה בפני ההנהלה אתגר גדול יותר להתמודד איתו.
בסיטואציות כאלה העובדים שלכם סומכים עליכם – מנהלים ו-HR, שתכוונו ותנחו אותם בצורה ברורה ואחראית. חשוב לקבל החלטות ולתקשר אותם לעובדים במהירות – מידע לא מהימן שעובר מייד, יעבור כשמועות ויקבל פרשנויות שגויות. בנוסף, חשוב לשמור על קשר גם מרחוק ולספק למנהלים כלים לניהול מוצלח גם ממרחק של קילומטרים.
החדשות הטובות הן שאתם לא לבד! ריכזנו עבורכם מספר טיפים שיוכלו לסייע לכם להוביל את העובדים בבטחה בתקופה הנוכחית.
1. מוציאים נהלים והנחיות
יותר מתמיד, העובדים זקוקים לסדר. השתדלו לנסח בהקדם מסמך מסודר של נהלי חברה – מה מצופה מהם בתקופת הבידוד? הנחיות מסודרות לעובדים שחזרו מחו"ל בשבועות האחרונים, ציפיות החברה בנוגע לישיבות קרובות מתוכננות. ומה בנוגע לנסיעות עבודה עתידיות – האם מבטלים או "מחכים"?
גם אם התקשורת הוציאה הנחיות ברורות מטעם משרד הבריאות, יש חשיבות להוציא גם הנחיות מעודכנות ברמה פנים-ארגונית על-מנת לייצר עוגן עבור העובדים ולהפיג את הערפל.
- 2. "Show must go on" – עובדים מהבית
סביר שעובדים רבים מנועים או נמנעים מלהגיע למשרד בימים אלה – חלקם חזרו מחו"ל זה עתה ואחרים חוששים לעלות על הרכבת. זה בסדר, עדיין אפשר להמשיך ולקיים חלק רב מהמשימות גם מהבית (טלקומיוטינג).
בשנים האחרונות שיעור האנשים שעובדים מהבית תפס תאוצה. על פי מחקר שערכו ב- Global Workplace Analytics, שיעור האנשים שעובדים מהבית עלה ב-103% בין 2005-2014, ואין סיבה אמיתי שלא להצטרף למהפך העבודה מרחוק (לפחות עבור חלק מהמחלקות).
עבודה מהבית מיטיבה לא רק עם עובדי הארגון, שחוששים או מנועים להגיע למשרד, ביכולתה גם לחסוך למעסיקים בהוצאות רבות (נסיעה וחנייה, ניקיון, תפעול שוטף של המשרד וכו') ואף להטיב עם הסביבה.
עם זאת, לא מעט אתגרים מגיעים כשעובדים מרחוק, על אחת כמה וכמה עבור עובדים שלא רגילים לזה. כאן בדיוק אתם נכנסים לתמונה ונדרשים להכווין את העובדים, כדי למקסם את פרודוקטיביות העבודה מהבית.
אז איך עושים את זה?
- על העובדים לייצר לעצמם חלל מוגדר לעבודה, כזה שיאפשר להישאר מפוקסים ושהם ירגישו בנוח לנהל ממנו שיחות.
- חשוב לשמור על סביבת עבודה מאורגנת (גם אם פינת העבודה נמצאת בלב הבית ואין את האפשרות להקצות חדר בתפקיד משרדי). שמירה על מרחב מסודר מעלה את רמות הריכוז שלנו וכך מאפשר עבודה אפקטיבית יותר.
- הנחו את העובדים שלכם לצמצם את הפרעות הרקע ככל הניתן: לפנות את הניירת מהשולחן, לשבת על כסא נוח (במקום לעבוד שרועים על הספה) ולהשתמש באוזניות כדי להסוות רעשי רקע. מומלץ גם להעביר מסר לסובבים כי אינם פנויים כרגע לשוחח עמם.
- כדאי לערוך פיילוט-ארגוני קצר, במסגרתו מחלקות מוגדרות יעבדו מהבית באופן מובנה ויקבלו סיוע טכנולוגי on-line לכל בעיה שעולה. בזמן הפיילוט תוכלו כבר להבנות את שגרות העבודה הנדרשות לעבודה מהבית.
3. נוכחות ניהולית גם בשלט רחוק
על אחת כמה וכמה בעיתות משברים ותקופות בהן השגרה מתערערת – נדרשת נוכחות ניהולית איתנה. במדיה החברתית עולות לא מעט שאלות, בין מנהלות מש"א ומנהלי ארגונים – האם נדרש מאיתנו "לשחרר" מעט את העובדים בימים אלו? האם עלינו לקחת צעד אחורה במדרגה הניהולית?
אז רגע, זה נכון אמנם שעובדים לא אוהבים מנהלים תובעניים מידי, או אלה שלא משאירים מקום לאוטונומיה, אבל יותר מכל הם מתקשים עם "מנהלים נעדרים" (Incompetent Leader) – ששומרים על מרחק ממעורבות משמעותית בנעשה אצל הצוותים שלהם. על-פי מחקרים בהרווארד, מנהלים נעדרים נמנים עם הגורמים הנפוצים ביצירת תחושת תסכול וחוסר שביעות רצון בעבודה. באופן אבסורדי, דווקא היעדר נוכחות ניהולית מגביר את הלחץ של עובדים ועלול להוביל בהמשך גם לשחיקה. לכן, גם אם בחרתם לשלוח את העובדים הביתה ולהמשיך את הפעילות הארגונית בשלט רחוק, דאגו לשמר נוכחות ניהולית – שיחות טלפון, קבוצות ווצאפ, מעקב שוטף אחרי הפרויקטים השונים וכו'. מעורבות אמיתית שלכם תוכל למתן את הלחץ ובכך להוביל לתפוקות גבוהות יותר בקרב העובדים.
4. נפגשים בלי להיפגש: בכל זאת מדובר בדור המילניום
ארגונים גלובליים כבר מזמן עברו לפגישות אינטרנטיות בוידאו כחלק מהשגרה הארגונית שלהם. הטכנולוגיה של הוידאו מאפשרת לקיים שיח דו-כיווני אונליין ובכך היא למעשה 'מבטלת' את המרחק הפיזי.
פגישות וידאו יכולות לשמש אתכם לשיתוף ידע – למשל העברת הרצאה או ישיבת צוות, הכשרות, ככלי לימודי ואפילו לצרכי קיום כנסים ואירועים. הפלטפורמה מאפשרת גם לעובדים שלכם להגיב, לשתף, לשאול שאלות ולקיים שיח דינאמי אחד עם השני.
מגוון ספקים מציעים פלטפורמות מתקדמות, חלקן חינמיות כמו google hangouts, ו-skype ואחרות בתשלום כמו למשל Webinar OnAir, GoToWebinar ועוד. אגב, רוב הספקים מאפשרים לכם גם את הקלטת השיחה – כך שבמידה ואחד העובדים לא פנוי "להגיע" לפגישה או להרצאה בזמן אמת, תוכלו לאפשר לו להשלים אותה בשעה מאוחרת יותר. בקיצור… כל כך נוח שאולי עוד תבחרו להמשיך ולקיים חלק מהפורומים בשלט רחוק גם בתקופות רגועות יותר.
טיפים על ניהול ישיבות צוות מרחוק תוכלו למצוא כאן
5. מתקשרים את השינויים לעובדים
מצבי שינוי מייצרים לרוב תחושת אי ודאות, מה שעלול להוריד את רמות היעילות של העובדים. במשבר הקורונה המצב דינמי במיוחד ולכן ההנחיות משתנות לעיתים קרובות, כך שהתקשור לעובדים חשוב פי כמה. על כן, יש לשתף את העובדים בשינויים שהחברה עוברת, לפזר את "ענני השמועות" ובעיקר – להעביר מסרים אחידים ומקיפים (One Voice). לא ייתכן שחלק מהעובדים ישמעו ממנהלת משאבי האנוש כי "הכל בשליטה, ואנחנו ממשיכים בשגרה" בעוד אחד מעובדי ההנהלה יביע לחץ ודאגה ויעדכן על קיזוז קרוב של עובדים ומשאבים לנוכח המשבר.
6. הופכים משבר לצמיחה
וזו אינה קלישאה. על מנת לצלוח את המשבר חשוב להתמקד ביצירת הערך הארגוני ולבחון את האסטרטגיה שלכם, בהתאמה. למשל, האם השתנו צרכי הלקוחות? מה חשוב להם כעת? כיצד הארגון שלכם יוכל לספק עבורם את הערך המחודש? מה היתרון שלכם במצב החדש?
הנטייה הטבעית שלנו בעתות משבר היא "להציל את הקיים", אך תקופה כזו יכולה לשמש אותנו גם להתבוננות מחודשת. זו ההזדמנות להמציא את עצמנו מחדש, לדייק ולשדרג את המודל העסקי שלנו ואף לגלות מתודולוגיות וכלים שלא השתמשנו בהם קודם לכן אך עשויים להיות לנו לעזר גם בעתיד.
אנו מזמינות אתכם, מנהלים/ות יקרים/ות, להתייעץ איתנו על דרכים נוספות להתמודדות עם אי הוודאות בארגון –
נשמח לעמוד לשירותכם בייעוץ 1:1 גם בטכנולוגית Zoom (:
