שינוי ארגוני אף פעם לא קל, אך כאשר הוא מגיע, אחד הדברים החשובים שתוכלו לעשות הוא לתקשר אותו בצורה אפקטיבית ונכונה.
ישנן סיבות רבות לקביעת אסטרטגיה של תקשורת פנים ארגונית, אך מניסיוני, ארגונים לעתים רחוקות שמים את הנושא החשוב הזה בעדיפות.
תקשורת פנים ארגונית מוגדרת באופן בו ארגונים ועובדים חולקים מידע ומתקשרים זה עם זה. האחריות לניהול תקשורת פנימית אפקטיבית, מוטלת על כל הדרגים בארגון – על ההנהלה הבכירה, על דרג הביניים וגם על העובדים, והיא מתחילה במיומנויות תקשורת, הכוללות את יכולת ההקשבה, שאילת השאלות ומתן המשוב. את כל אלו ניתן לפתח ולחדד באמצעות התנסות ואימון.
מה זה נותן לי
בעוד שהתקשורת הפורמלית בארגון מנוהלת (לעיתים יותר, לעיתים פחות), התקשורת הבלתי פורמלית עדיין נמצאת שם ברקע, בין אם תרצו ובין אם לא. תקשורת בלתי פורמלית עלולה לגרום לפרשנות לא נכונה של מידע, לשמועות ולעבודת ממשקים לא בריאה.
בנוסף, לתקשורת פנימית אפקטיבית יתרונות שונים, הן לארגון והן לעובדים:
* מחוברות ארגונית – נמצא כי רמות גבוהות של מחוברות ארגונית מגבירות את הפרודוקטיביות, משפרות את המורל ויוצרות סביבת עבודה טובה יותר.
* תרבות ארגונית אחידה – באמצעות תקשורת ברורה, העובדים יכולים להפנים את הערכים הארגוניים ולספק משוב ובכך לייצר תרבות מלוכדת של תקשורת פתוחה.
* הגדרת מטרות – כאשר האסטרטגיה הארגונית מוגדרת בבירור, העובדים יכולים לגזור ממנה את המטרות האישיות שלהם ולהבין כיצד עבודתם היא חלק מהחזון הארגוני.
* ניהול שינויים ומשברים – תקשורת פנימית היא המפתח לניהול השינוי ולטיפול בכל משבר ארגוני.
למעשה, התקשורת הפנימית תהווה שיטת ניהול שוטפת להעברת מסרים ושיתוף העובדים בכל המידע הרלוונטי. עובדים מחוברים, אשר מאמינים כי לעבודתם יש השפעה על החזון הארגוני הכולל, יהיו מחויבים יותר ותפוקת עבודתם תעלה, מה שיגרום ליישום מהיר יותר של שינויים ארגוניים ולשיפור התוצאות הארגוניות פנימה והחוצה.
אז איך נוכל לשפר את התקשורת הפנים ארגונית?
תחילה יש לתכנן את אסטרטגיית התקשורת הפנים ארגונית. אסטרטגיה מנוסחת היטב תשמור אתכם ממוקדים ויעילים.
- מניסיוננו בתהליכי שינוי ארגוני, ישנם 5 היבטים מרכזיים אשר יעזרו לעובדים להבין את השינוי, להיות מחויבים לו ובסופו של דבר, לתרום להצלחת הארגון – הנה כמה טיפים לשיפור התקשורת בתוך הארגון שלכם:
- 1. השתמשו בגורמים המתאימים להעברת המסר – כיום ישנן מערכות רבות התומכות בתקשורת הפנים ארגונית בצורה פשוטה להפליא. ניתן להשתמש בתוכנות כגון slack או yammer או להשתמש בפלטפורמה אחת עבור כלל המידע (דוא"ל, יומנים, מסמכים וכו').
- 2. כל המוסיף גורע – הימנעו מעומס תקשורתי. שליחת הודעות דוא"ל רבות מדי פירושה שהעובדים יתעלמו מהודעות מסוימות. אם מעבירים מסרים ללא הרף, רוב ההודעות הופכות לזרם קבוע של רעש סטטי. שימרו על המסר פשוט, קצר וענייני, בדגש על שליחת המידע הנכון, לאנשים הנכונים, בזמן הנכון.
- חברת Bayer משתמשים בערך מעניין למדידת הצלחה – מספר המיילים שהם לא שולחים לעובדים. ההודעות שאינן תואמות לסדרי עדיפויות אסטרטגיים נחתכות כדי להבטיח כי העובדים ישמעו רק את מה שהכי חשוב. בסוף הרבעון הם בודקים כמה מיילים לא נשלחו ורואים בזה ניצחון קטן.
- 3. חברו למטרות הארגוניות – התקשורת בארגון צריכה להיות בהלימה עם צרכי ההנהלה והעובדים, וארגונים רבים נכשלים ביעילות תקשור האסטרטגיה הארגונית והחיבור לעשייה היומיומית של העובדים. על מנת להפוך את העבודה למשמעותית יותר, הקפידו לכלול את המטרות הארגוניות בתקשורים שלכם בנוסף לענייני היומיום, כך שתמיד תזכירו לעובדים את התמונה הגדולה וכי הם חלק ממשהו גדול יותר (תוכלו להיעזר בטכניקת OKR).
- 4. תנו לעובדים קול – משוב חיוני לכל חברה בין אם זה מהלקוחות ובין אם זה מהעובדים עצמם. הקפידו לספק לעובדים ערוצים למתן משוב ולשיתוף ברעיונות. ללא ערוצים אלו, תוכלו לפספס רעיונות מבריקים וביקורות מועילות.
- מנכ"ל ג'נרל אלקטריק שמר על ערוצי תקשורת פתוחים בכך שנהג לאסוף את עובדיו מכל רחבי הארגון ולשתף אותם בדילמה ארגונית על מנת להשיג תובנות שלא יכול היה להשיג בשום דרך אחרת. מפגשים אלו נתנו לעובדים את ההבנה כי דעתם חשובה ואת היכולת לתרום תרומה ממשית לנעשה בחברה ולקביעת האסטרטגיה שלה.
- 5. תהיו שקופים – שקיפות מגבירה אמון ודיאלוג פתוח. ארגונים שאינם שקופים עם העובדים שלהם בקשר למהלכים או שינויים ארגוניים, פותחים פתח לשמועות וחששות. כמובן שלא כל המידע יכול להיות זמין לכולם, אך שמירה על כמה שיותר שקיפות תיתן השפעה עצומה על הארגון.
והחשוב מכל הוא כי כל הפעולות הללו לא יועילו אם לא תפתחו את האוזניים (ואת כל ערוצי התקשורת הפנים ארגוניים) ופשוט תקשיבו. תקשיבו לרחשי השטח, תקשיבו למה שנאמר במסדרונות, תקשיבו לרעיונות העובדים, תקשיבו למה שלא נאמר. לעתים ההקשבה חשובה יותר מתקשור כזה או אחר.
בהצלחה בתקשור הארגוני הבא 🙂
