אחד האתגרים המשמעותיים בתהליך ייעוץ אישי כרוך בעובדה שכאנשי משאבי אנוש הנועצים שלנו הם חברינו לעבודה, איתם אנחנו אוכלים צהריים ולצידם אנחנו עומדים בעת קבלת החלטות קשות. הסיטואציה החדשה, בה אנחנו מייעצים להם, עלולה להיות מורכבת. לכן בראש ובראשונה שאלו את עצמכם האם נכון לכם ללוות את אותו אדם וזכרו כי לא כל תהליך ייעוצי נכון לנהל In- House . אולם במידה והחלטתם שכן, כדאי שתצטיידו בשלושה מפתחות שיעזרו לכם לפתוח דלתות בעולם הייעוץ –
מפתח 1: הכנה
מנהלי משאבי אנוש מחזיקים המון ידע בנוגע למצב הארגון, פוליטיקה ארגונית, תוכניות עתידיות והבנה לגבי המנהל הנועץ. לכן רגע לפני שצוללים לשיחת הייעוץ הראשונה אני מציעה להתכונן.
אז מה צריך לדעת לפני?
- א. ברמה הארגונית, מה מצב הצוות עליו אמון המנהל, האם הוא עומד בפני שינוי?
ב. ברמה האישית, מיהו האדם העומד לפניכם, מהו הצורך שלו לצד צרכי הארגון.
שאלו את עצמכם איפה האינטרסים האלו נפגשים וחשוב יותר, היכן קיים פער.
מהו לדעתכם הסיכוי לגשר על הפער ומה תהיה תוצאה טובה של התהליך הנוכחי.
האם יש בידיכם את הידע והכלים להתחיל תהליך? במידה וכן – מצוין, במידה ולא – זה הזמן להשלים את החסר מתוך הארגון או מחוצה לו.
זכרו כי הניתוח שלכם מהווה אך ורק בסיס להכנה ולהקשבה עמוקה, משמע, הגיעו עם נכונות לקבל דעות או עמדות שונות מאלו איתם הגעתם לתחילת התהליך.
מפתח 2: תיאום ציפיות
בהתאם לסיטואציה הארגונית עליכם לתאם פגישה אחד על אחד עם הנועץ או תוך הסכמה משותפת גם עם המנהל של הנועץ על מנת להגדיר מטרות לתהליך. אני ממליצה להגדיר מטרה או שתיים ולצידן יעדים מדידים אשר יאפשרו להצביע על התקדמות.
מעבר לתוכן ולמטרות חשוב לתאם ציפיות בנוגע לתהליך עצמו. כמה זמן עתיד להימשך התהליך, היכן מתקיים, מהי מידת הדיסקרטיות הנדרשת, כך למשל, אם ההחלטה היא כי תדרשו לדווח להנהלה באשר להתקדמות לאורך התהליך – חשוב ליידע על כך את הנועץ מראש.
הסבירו לנועץ כי התהליך נועד לתמוך בו אך כי העבודה האמיתית מתרחשת בין הפגישות שלכם.
הנחת היסוד היא כי התהליך נדרש על מנת לסייע לנועץ לעשות שינוי כלשהו ועד כמה שאנו רוצים לאהוב שינויים ומבינים שזה נכון לנו להשתנות, העשייה עצמה, החלפת הרגלים, שימת לב לתגובות שלנו, דורשת מאיתנו מאמץ משמעותי.
דאגו לשרטט את גבולות התהליך והתוכן. אל תרשו לעצמכם להיגרר במסגרת פגישת ייעוץ לשיחת חולין או לשיחה על נושא אחר, חשוב ככל שיהיה, אך שאינו קשור למטרה שלשמה התכנסתם.
השתמשו בהכרות עם הנועץ כבסיס נוסף ועמוק יותר. למשל, אחד המנהלים אותו ליוויתי נהג לפרוט את תוכניותיו ולהעמיס בפרטים. בפגישות "הרגילות" שערכנו הבנתי כי זהו הצורך שלו וכי העובדה שפורט בפניי את הדברים ברזולוציה כזו מהווה הכנה עבורו.
עם זאת, כאשר נכנסנו לתהליך ייעוצי הבהרתי לו כי הזמן שלנו מוגבל ולכן מדי פעם ייתכן כי אקטע אותו ואבקש שיגיע ל Bottom Line. הבהרה זו ליוותה אותנו וסייעה לי למקד אותו בלי לחשוש שיפגע או שיפרש את הבקשה שלי כחוסר סבלנות.
מפתח 3: צידה לדרך
כל תהליך, מנוהל ומתואם ככל שיהיה, עשוי להפתיע אותנו. לעיתים נמצא את עצמנו בעמדה יותר "פסיכולוגית" מזו שחשבנו, לעיתים הנועץ ירגיש תקוע ויענה על רוב שאלותיכם ב"לא יודע" ולרוב הפער בין מה שחשבנו שיקרה ומה שקורה בפועל – גדול משציפינו. על כן, קחו אתכם צידה לדרך: לפני כל פגישה הכינו שאלות מראש, חשבו על דוגמאות מחייכם שהנועץ יוכל להתחבר אליהן, התאימו כלים ושאלונים שיסייעו. תיווכחו לדעת שעולם האימון מציע כלים רבים, פרקטיים ופשוטים יחסית אשר יכולים לשדרג את התהליך ואת היכולת שלכם לגרום לנועץ להגיע לתובנות. אין כאן שאיפה להפוך את התהליך לתהליך אימוני שכן הדבר דורש הכשרה יסודית אך בהחלט ניתן לשאול כלים מעולם התוכן.
אל תוותרו על משימות בית. אנחנו פוגשים את הנועץ לשיחה בת שעה במהלכה 'נופלים אסימונים' ומתבהרים צרכים, אך העבודה עצמה והשינוי המיוחל, מתרחשים בין המפגשים. משימות הבית יאפשרו לנועץ לזכור על מה דיברנו, לתרגל ולהתרגל.
אל תשכחו בפגישה העוקבת, לעשות Follow Up, תתפלאו לראות כמה אתם למדים מהדיווח של הנועץ על השבוע שהיה או לחלופין במידה ולא ביצע את המשימות תוכלו לנתח מה לא עבד, מה מקור ההתנגדות או מה היה לא ברור.
לסיכום, תהליכים ייעוציים דורשים מאיתנו לא מעט. אנחנו נדרשים להכנה, לתיאום ציפיות חוזר ונשנה ולא פעם להרבה יצירתיות בדרך. אין תהליך אחד הדומה למשנהו מהטעם הפשוט שכל אדם הוא שונה ומורכב, הארגון מתפתח ומשתנה אף הוא וגם אנחנו מגיעים לכל תהליך קצת שונים בכל פעם.
היכולת לחדד ולהעמיק את יכולות הייעוץ טמונה בידיים שלנו, הארגון מספק לנו דילמות וקרקע פורייה לעשייה ולנו נותר ללמוד, לשכלל את יכולת ההקשבה ושאילת השאלות, להאמין ביכולת של כל אדם להשתנות וליהנות מהזכות לקחת חלק בתהליכים כאלו. עם היכולות הללו והמעורבות האסטרטגית שלך, נוכל יחד, להעלות את האבחון לשלב הבא ולבנות תכנית פעולה לשיפור מיומנויות ותהליכי ניהול, מחוברות עובדים ותפוקות.
בהצלחה (:
