כמי שאמונים על ההון האנושי בחברה, המשימה המרכזית של אנשי משאבי אנוש בארגון הינה לקדם פרויקטים, תהליכים ומיזמים שונים שיסייעו למקסם את הפוטנציאל של העובדים. הפרויקטים הינם רבים ומגוונים וחולשים על כלל התחומים – החל מפרויקטי גיוס, קליטה ורווחה, וכלה בפרויקטי פיתוח ארגוני, למידה, שכר והטבות.
כיצד ניגשים לניהול פרויקט בצורה מוצלחת ומקצועית?
להלן השלבים העיקריים בניהול פרויקטים:
- ייזום הפרויקט – מיפוי צרכים ומטרות
- תכנון הפרויקט – בניית גאנט, מדדי הצלחה, ניהול סיכונים
- יציאה לדרך
- ביצוע ובקרה
- סגירת הפרויקט
שלב ראשון: הייזום/ מיפוי הפרויקט
בשלב זה, מתגבש למעשה ה"קונספט" של הפרויקט. כאשר אנו מובילים פרויקט, נרצה להיות ממוקדי תוצר/ תוצאה ולא ממוקדי תהליך (Process Orientation vs. Product Orientation).
על כן ראשית, יש להבין לעומק את הצרכים או הבעיות אשר הביאו לכדי ייזום הפרויקט. למעשה יש לתת מענה לשאלה – "בשביל מה אנו רוצים לקדם את הפרויקט הזה? על מה הוא אמור לתת מענה, מה אמור להשתפר בעקבותיו?"
שנית, נרצה להגדיר את המטרה לפרויקט, ואת המדדים להצלחה. בשלב זה נרצה לענות על השאלה – "כיצד ניתן יהיה לדעת שהצלחנו בפרויקט זה?" חשוב כמובן להגדיר יעדים מדידים להצלחה.
הרבה מאד פרויקטים ויוזמות נראים קוסמים וחשובים לארגון כגון – פרויקט מחוברות, בניית חזון וערכים, talent management, ownership program ועוד. רגע לפני שאנו בוחרים לשלב פרויקט כזה או אחר להטמיע בחברה, חשוב לעצור ולבחון – האם קיים צורך שמעודד זאת? מה המטרה הייחודית בארגון בו אני עובד/ת? ולאיזה מדדים של הצלחה אני מכוון/ת?
שלב שני: התכנון "Failing to plan is like planning to fail"
לא פעם כבני אדם, אנו נוטים "לקפוץ" לביצוע המשימה וזאת כדי להרגיש את תחושת ההצלחה מעצם הביצוע והעשייה. בדרך זו, נהיה עסוקים ובתחושה של עבודה, אולם לא בטוח שהעבודה שלנו תניב פרי. בכדי להביא לפריון ולקדם עבודה שתומכת באסטרטגיה, השלב הראשון והחשוב בתחילת כל פרויקט הוא לתכנן.
להלן הפרמטרים הניהוליים השונים אותם עלינו לקחת בחשבון בשלב תכנון הפרויקט:
- ניהול תקציב – תכנון עלויות הפרויקט על כלל המרכיבים והפעילויות
- ניהול זמנים – שרטוט גאנט ברור של כל שלב והזמן להשלמתו
- ניהול משאבים (ספקים/ עובדים/ מערכות) – רתימת עובדים וסגירת הסכמים מול ספקים; רכישת מערכות תומכות
- ניהול תקשורת – בחירה בערוצי תקשורת מותאמים לכל שלב (תיאום ציפיות מול הפונקציות השונות, רתימה וסנכרון)
- ניהול סיכונים – “pre-mortem” – מחשבה/ סיעור מוחות מראש אודות הדברים שיכולים לפגום בתהליך ובתוצאה הרצויה
שלב התכנון מהווה בסיס חשוב להמשך, ועל אף שלכאורה מעכב אותנו בעבודה, דילוג על שלב זה יפגע בהצלחת הפרויקט.
שלב שלישי: יציאה לדרך
בשלב זה עלינו לרתום את כל בעלי העניין לתחילת הנעת הפרויקט. מאוד חשוב לגרום לכל בעלי העניין להבין את חשיבותו עבורם ולהביא לכך שיהיו רתומים ומחויבים אליו ויפעלו לקדמו בזירות הפעילות שלהם. חשוב לציין כי מנהל/ת משאבי אנוש מנהלת אמנם את הפרויקט אבל לא מוביל/ה אותו לבדה. בלי תמיכה אמיתית מהמנהלים ומבעלי העניין האחרים בארגון, אין מקום להוציא את הפרויקט לדרך. קחו למשל דוגמה של הובלת תהליך הערכת עובדים חדש, במידה והמנהלים לא רתומים לו, לא יהיה לו מקום אמיתי בארגון והוא יידון לכישלון.
שלב רביעי: ביצוע ובקרה
שלב זה מאופיין בניהול ומעקב שוטף אחר שלבי הפרויקט, בעבודה רבה בשטח, תוך מעקב מדוקדק אחר ההתקדמות של הפעילויות. לא פעם נדרש מנהל הפרויקט לגמישות רבה וניהול שינויים לאור גורמים בלתי מתוכננים שצצים. כמובן שככל שנעשה עבודה רבה יותר סביב ניהול הסיכונים בשלב התכנון, כך יצטמצמו השינויים הנדרשים במהלך הפרויקט.
שלב חמישי: הסגירה
בשלב זה נבחן האם הושגו מטרות הפרויקט והאם מדדי ההצלחה הוגשמו. בנוסף, נרצה לבחון בשלב זה את הפרויקט בראייה לאחור – מה הצליח ומה כשל, מה רצוי לשמר בפרויקט הבא ומה רצוי לעשות אחרת ולשפר (“post-mortem”).
כיאה למקצוע דינאמי שכזה, ניהול משאבי אנוש לא באמת מסתיימים. אחד נגמר והשני מתחיל… לא תמיד יש ברשותנו די פנאי להגשים את כל החלומות הארגוניים שלנו. בדיוק בשביל זה וכדי לעזור לך להיות גם וגם וגם שמצליחה להרים פרויקטים מורכבים חוצי ארגון לצד עבודה שוטפת, פיתחנו תכנית ליווי ממוקדת HR Expert, לכל הפרטים >>
לצד העשייה הרבה והמאומצת, אל תשכחו לתקשר ולספר על הצלחות, הפרויקטים, התרומה והערך העצום שאתן מביאות בכל יום לארגון. בהצלחה 😊
