לאן אתם הולכים כאשר אתם רוצים לעבוד באמת? כאשר אתם רוצים "to get things done"? איפה אתם עובדים כאשר אתם רוצים להתרכז וליצור?
כנראה שהתשובה שלכם לא תהיה בהכרח "למשרד". זה גם מה שגילה ג'ייסון פריד, יזם וסופר אמריקאי, כאשר שאל מאות עובדים את השאלה הזו וקיבל תשובות רבות ומגוונות: החל ממרפסת, עליית גג, בית קפה וכלה בנסיעה באוטו או במטוס.
כלומר באופן מוזר, אנשים לא רואים את המשרד כמקום שבו מצליחים לבצע עבודה משמעותית. באופן עוד יותר מוזר, ארגונים עדיין מוציאים הוני עתק על הדבר הזה שנקרא משרד, והם מכריחים את העובדים שלהם ללכת לשם כל הזמן כדי לעבוד.
לא הספקנו כלום
פריד טוען שבמשרד אין יום עבודה אלא רגעי עבודה. לדבריו, אנחנו לא מצליחים לעבוד רצוף יותר מ- 15-20 דק' משום שכל פעם העבודה שלנו נקטעת, אם זה על ידי שאלה של קולגה, הפסקת צהריים, ישיבה או סתם שיחה עם המנהל. השורה התחתונה היא שהיום עובר לאיטו ובסופו אנחנו מסתכלים עליו וקולטים שלא הספקנו כלום.
לדברי פריד, כדי לבצע עבודה משמעותית אנשים צריכים פרקי זמן ארוכים יותר ללא הפרעה. "אי אפשר לדרוש ממישהו להיות יצירתי ב- 15 דק' לפני הפסקת הצהריים" הוא אומר ומסביר כי עבודה ושינה הם שני רעיונות די דומים. כמו ששינה מבוססת על שלבים וכדי להגיע לשינה עמוקה אנחנו צריכים לישון לאורך זמן ללא הפרעה, כך גם בעבודה. אם שלב אחד יקטע באמצע, למשל על ידי רעש, תזוזה של המיטה או הדלקת האור בחדר, אתה לא תחזור לשלב שעזבת, אלא תתעורר ותתחיל את שלבי השינה מהתחלה.
ההפרעות: ישיבות ומנהלים
פריד קורא להפרעות המרכזיות שלנו בעבודה M&M’s- Managers & Meetings, מנהלים וישיבות. לדבריו מנהלים מפריעים לנו כי הם רוצים לוודא שאנחנו עושים את העבודה שלנו וישיבות מפריעות לנו כי הן קוטעות אותנו מרצף העבודה שלנו ומבזבזות את הזמן שלנו. אין ספק שפריד קיצוני בדבריו, במיוחד בכל הנוגע לישיבות ולבזבוז בזמן שהן יוצרות והוא אף ממליץ לבטל את הישיבות כדי לאפשר לעובדים לעבוד (להרצאה המלאה לחץ כאן).
לטעמי, ישיבות הן כלי מצוין שלעיתים יוצא מכלל שליטה אך הן פלטפורמה נהדרת לשיתוף בידע, ליצירת שיתופי פעולה בין עובדים, מחלקות וממשקים. ישיבות הן הזדמנות נהדרת להעביר מסרים לעובדים, לתת להם להשמיע את דעתם ולהרגיש שותפים ושייכים לארגון.
יחד עם זאת, כדי למנוע מהצד האפל של ישיבות לעלות לפני השטח וכדי להבטיח אפקטיביות אמיתית, יש כמה צעדים שמומלץ לנקוט.
קבעו גבולות
ישיבה טובה ואפקטיבית לא צריכה לקחת יותר משעה. עברה שעה מפתיחת הישיבה? זה הזמן לסכם אותה ולסיים. אל תגררו את הישיבה מעבר לזמן שנקבע.
הגיעו מוכנים
לכל ישיבה ופגישה הכינו את רשימת הנושאים שעל הפרק תוך התחשבות במסגרת הזמן של הישיבה. אל תבואו מראש עם מיליון נושאים, כי ככל הנראה לא תספיקו את כולם, הישיבה לא תסתיים בזמן וכך תחזרו לסעיף מספר 1.
התמקדו
במהלך הישיבה היו עם יד על הדופק לגבי הנושאים הנדונים. יש סטייה מהנושא? השיחה כבר לא רלוונטית לכלל היושבים? הנושאים מתפזרים? חתכו וחזרו לרשימת הנושאים שהכנתם מראש.
שמרו על צמצום משתתפים
ודאו שרק המשתתפים שחייבים להיות בישיבה יהיו בה. לא כל ישיבה צריכה להכיל עשרה עובדים ולא כל ישיבה צריכה להכיל את כל המנהלים. צמצום יאפשר גם התמקדות גדולה יותר בנושא המדובר וגם יאפשר לשאר העובדים להמשיך בעבודתם.
הצעדים הללו אולי נראים פשוטים ואפילו די ברורים מאליהם, ולמרות זאת, מדהים לראות כמה קשה להקפיד עליהם ברגע האמת. ישיבות רבות נוטות להיות בלתי יעילות בדיוק בגלל קושי לעמוד בנקודות האלו. ולכן, גזרו ושמרו אותם, ונסו לדבוק בהם לאורך זמן עד שהם יהפכו להרגל. אני ממליצה להתרענן ולקרוא שוב את הנקודות לפני הישיבה הקרובה וכן לערוך בקרה תוך כדי הישיבה עצמה.
בהצלחה
