בחודשים האחרונים העברנו עשרות מפגשים, סדנאות והרצאות דרך ממשק דיגיטלי. כבר מהסדנה הראשונה הספקנו להבין כי הנחייה מרחוק אינה דומה אפילו במקצת להנחיה פרונטלית.
הנחיית קבוצה מרחוק דורשת מאיתנו, המנחים, הבניה אחרת של המפגש ורכישת מיומנויות חדשות. הגיע הזמן שנעשה קצת סדר בדברים ונספר לכם על כללים משמעותיים שיכולים לעשות את השינוי ולהפוך עוד הנחייה גנרית בזום (ZOOM הינה רק אחת מפלטפורמות הצ'ט הוירטואלי והשימוש במילה הינה לשם הנוחות בלבד, הכתבה מתייחסת לכל פלטפורמות הוידאו הקיימות) להנחייה מוצלחת ביותר.
מוכנים? אנחנו מתחילים!
- הכלל הראשון – אל תבואו בהמוניכם
אחת האשליות הגדולות, אולי הגדולה ביותר, בממשק הדיגיטלי של העולם החדש, היא הרושם שנוצר שאם לומדים ממסך מחשב, אין הגבלה על כמות המשתתפים. מי שרוצה – שיבוא. סדנה לעובדים, שפעם נהגנו להכניס אליה עד 20 משתתפים – יכולה לכאורה להכיל גם 200 משתתפים ויותר. אבל, זה רק לכאורה. למעשה, המצב הוא בדיוק להיפך.
זכרו: הלמידה דרך המחשב פוגעת ביכולת הריכוז של המשתתפים שלנו – פחות תקשורת בלתי מילולית ויותר גירויים חיצוניים ש'תוקפים' אותם בזמן המפגש. לכן, חשוב להקפיד על מפגשים קטנים ועל אינטימיות שתאפשר למשתתפים להיות פעילים – לשמוע ולהשמיע, למרות המרחק. גודל הקבוצה האידאלי הינו 7-10 משתתפים. בקבוצות גדולות יותר נצטרך כבר להשתמש בניהול נוקשה יותר, כמו השתקת המיקרופונים של שאר המשתתפים.
כך גם בישיבות חשובות, הזמינו רק את מי שהכרחי לישיבה על מנת לשמור על קבוצה אינטימית שיכולה לנהל שיח וסיעור מוחות בצורה מיטבית.
- כלל 2– תישארו איתנו
לרבים יש קושי גדול יותר להתרכז מול המחשב מאשר בפגישה פרונטאלית. לא פלא, כמות הגירויים שהמשתתפים חשופים אליה בזמן המפגש היא אדירה. אחד מהתפקידים שלנו, כמובילי המפגש, הוא לסייע למשתתפים להפחית את כמות הגירויים המיותרים. לשם כך, אל תהססו לבקש מהם להדליק מצלמות (במידה ויושבים מול מחשב נייח ללא מצלמה, ניתן לחבר מצלמה בנייד במקביל); לסגור את שאר המסכים שפתוחים כעת על המחשב ובפרט את מסכי התקשורת (מייל, וואטסאפ-ווב וכו').
כדי שזה באמת יצליח מעבר לכמה דקות, יש לאפשר להם מעורבות מקסימאלית – בעזרת שאלות, הפעלות, סקרים ותחושת קשר אישי (כמה קל כעת שאנחנו 'זוכרים' את השמות של כל המשתתפים ויכולים לפנות אליהם באופן אישי… ללא ספק אחד היתרונות שהביא הזום לחיינו).
למשל, תוכלו לפתוח את ישיבת הצוות השבועית בעזרת שאלה מונחת (כמו: 'רגע מפתיע/מרגש/משמעותי שקרה לי השבוע בעבודתי'), כל פעם בעזרת פלטפורמה דיגיטלית אחרת, ובכך למעשה לסייע לעובדים לצלול פנימה.
כלל 3 – שאלת השאלות
אחד הפיצוחים הקשים ביותר בממשק הדיגיטלי, הוא לעורר את המשתתפים לדיון סוער ופעיל. הסוד, גם כאן, הוא קודם כל חלוקה לקבוצות עבודה קטנות – מה שבעולם הישן נהגנו לכנות 'שולחנות עגולים'. בעזרת חלוקה לחדרי עבודה (Breakout Rooms) נוכל לפצל את הקבוצה לקבוצות קטנות, בצורה מכוונת או רומאית, ובכך לקיים שולחנות עבודה מדומים. במסגרת קטנה כזו יוכלו המשתתפים לבוא לכדי ביטוי, לתפוס פיקוד על נושא השיחה, בהעדר המנחה/המנהל בשטח, ולהביא תובנות חדשות ושונות לפורום הכללי, בסיום הזמן שהגדרנו. טכנולוגית הזום מאפשרת לאדמין גם לכתוב הודעות שישלחו לכלל החדרים, כך שנוכל לסייע למשתתפים עם שאלות מנחות תוך כדי הפעילות.
גם במפגשי צוות, הזמינו את העובדים להעלות שאלות/ מחשבות/ תובנות בצ'אט הקבוצתי כל העת.
בהרצאות רבות-משתתפים היעזרו בקולגה שתנהל את הצ'אט עבורכם וכן תרכז את השאלות המהותיות שעולות, כדי שכולן יקבלו מענה.
כלל 4 – פחות מילים, יותר מעשים!
הנה התובנה החשובה ביותר – סדנאות (ואפילו הרצאות) באונליין הן לא 'כמו סדנאות אמיתיות רק דרך המחשב'. שלא כמו בחדר סגור, סביב שולחן רחב ואוירה חגיגית, שנוצרת באופן טבעי מעצם השותפות במפגש, הפעם העובדים יושבים לבד מול המסך הקבוע שלהם (או עם שלושה ילדים שמסתובבים להם בין הרגליים…). לכן, יותר מתמיד- בהנחייה הדיגיטלית חשוב לעורר את המשתתפים וכן לייצר אינטראקציות מגוונות. בדרך זו נוכל להגביר את הקשב ולאפשר לכולם להביע את עצמם, באופן שלא מחייב סבבי שיתוף מעייפים.
לכן, מומלץ לאחר כל 5-10 דק' של הרצאה/ הסבר שלכם, לשלב גם 2-10 דק' של פעילות מעשית– בה המשתתפים אקטיביים. זה יכול להיות סקר קצר, שניתן לשלב דרך הזום ועונים עליו אונליין, או בעזרת פלטפורמות אחרות (kahhot, zeeting, padlet-, המלצה שלנו – לשלב -1-2 כלים דיגיטליים שונים במפגש אחד), או לחלופין דיון/ שיחה/ מקרה בוחן בפורום הכולל ו/או בחדרי עבודה קטנים.
כלל 5 – שימוש בכלים רב פעמיים, רלוונטי גם כאן
הקלטת הרצאות היא ללא ספק אחת היתרונות הבולטים במעבר לעולם האונליין. במידה וחלק מהעובדים נאלצו להעדר מהרצאה או מכנס, הם יוכלו 'להשלים' אותה ביתר קלות- ולקבל הקלטה של האירוע. עם זאת, חשוב להבין כי לא כל המשתתפים מרגישים בנוח להיחשף ושתצלומי וידאו שלהם יועברו בתפוצה רחבה. על מנת לא לחשוף את המשתתפים, יש להגדיר את המנחה (ורק אותו) כ-Spotlight ולהקליט את המפגש במצב של Share Screen with Speaker View (ולא במצב של Gallery View). בהקלטה ניתן יהיה לשמוע את הקול של כלל העובדים שהשתתפו במפגש זה, מבלי לראות את צילום הוידאו שלהם.
כלל 6 – השאירו לאונליין את 'התכנים שלא מחייבים מפגש פיזי'
במיוחד לנוכח המציאות החדשה, עולה חשיבות ביצירת הזדמנויות מפגש ממשיות בין העובדים. למרות כל הפלטפורמות הדיגיטליות המצוינות, עדיין לא הומצא תחליף אמיתי ומספק לישיבת 1:1 על כוס קפה, או לרגעים הקטנים של 'הבין לבין', שכמעט ולא קיימים בישיבות האונליין (תמיד הן תחומות בזמן). על כן, בחברות שפועלות בשיטת הקפסולות, יש לאפשר לעובדים גם זמן הפוגה חברתי-משותף, בימים בהם הם מגיעים למשרד. זכרו כי למפגשים הללו ערך עליון ביצירת תחושת המחוברות, ומכאן גם בפרודוקטיביות של העובדים. בנוסף, נסו לנצל את הנוכחות הפיזית של העובדים לפגישות צוות שעיקרן סיעור מוחות, בנייה וחיזוק הקשרים האישיים בין חברי הצוות. את ימי העבודה מהבית כדאי להשאיר בעיקר ל"עבודה-נטו", עם מעט פגישות באופן יחסי.
כלל 7 – חיבור בין העולם הווירטואלי לעולם הממשי
כולנו זקוקים לחיבור. עכשיו במיוחד כשהעובדים עובדים לבד מהבית, כדאי ליצר להם חוויה ארגונית משותפת, כזו שתוציא אותם ממסך המחשב בחזרה לעולם הפיזי ושתזכיר להם שהם חלק ממכלול ארגוני רחב יותר. זו יכולה להיות למשל מחברת ממותגת, שמשמשת אותם למעקב אישי וניהול משימות.
במסגרת קורס פיתוח המנהלים ב'איה לחמי יועצים' השקנו קופסאות הפתעה ייחודיות, הנשלחות למנהלי הארגון לביתם ומלוות אותם במהלך הקורס, על פני מספר שבועות. קופסאות אלה כוללות כלי עזר המשמשים את המנהלים, הפעלות ומשימות מגוונות שהם נדרשים לבצע במסגרת הקורס ועוד כל מיני הפתעות ובכך מייצרות חיבור בין העולם הווירטואלי לעולם הממשי.
אין ספק שאתגרי הקורונה שהגיחו כרעם ביום בהיר יישארו איתנו עוד זמן רב. לכן, עלינו להסתגל ולאמץ את העולם הווירטואלי לחיקנו על כל הקשיים והאתגרים הכרוכים בכך.
זוהי הזדמנות לצמיחה ולמידה בעלת יתרונות רבים.
אנחנו נשמח לייעץ וללוות אתכם בשינויים ובמעבר לניהול היבירדי ומרחוק, לספק לכם רעיונות וכלים דיגיטליים שיהפכו את המעבר מפרונטלי לווירטואלי לפשוט אפקטיבי ומוצלח הרבה יותר ממה שדמיינתם.
דברו איתנו כאן
