אילו רק היה לי שקל על כל פעם ששמעתי מנהל אומר לי את המשפט הזה. ואכן, זמן הוא המשאב היקר ביותר שלנו. אנחנו לא יכולים להוסיף שעות ליממה, לאגור זמן או לעצור אותו. בניגוד לכסף או משאבים אחרים, הזמן מחולק לכולנו במידה שווה.
"אם רק היו 25 שעות ביממה".
עוד משפט שכולנו מכירים, שמשמעותו: אם רק היה לנו עוד קצת זמן היינו מספיקים הכל – לעבוד, לבלות עם המשפחה, לנוח. אך המציאות היא שגם אם היו לנו עוד שעתיים ביום, עדיין משימות היו נעשות בלחץ ועדיין היינו חשים תחושת עומס תמידית.
נכון שלכולנו הזמן מחולק באופן שווה, אבל היכולות והמיומנויות לנצל אותו באופן אפקטיבי משתנות מאדם לאדם. מכאן, שאם ננצל את הזמן שלנו בצורה אפקטיבית יותר, ננהל אותו ולא נתנהל איתו, נצליח לעשות בזמן שלנו את מה שחשוב באמת. נשמע כמו קלישאה? אולי. אבל באמת ישנם דרכים להספיק הכל (מה שחשוב) ולהישאר שפויים.
ניצול זמן אפקטיבי
אנחנו לא באים לעזור לכם להספיק יותר משימות בזמן נתון, אלא להספיק את כל המשימות החשובות באמת בזמן הנתון שלכם. החוכמה היא להספיק את העיקר.
אחד המכשולים העיקריים של ניהול זמן נכון הוא חוסר תכנון. אם הגעתי באיחור למשרד ופתאום נזכרתי שעוד לא הכנתי את הדו"ח השבועי, יש לי ישיבת הנהלה עוד שעתיים והמון מיילים דחופים לענות עליהם – סף הלחץ יעלה וניהול הזמן ישובש.
הנטייה הטבעית שלנו היא לחשוב, שאולי בניגוד למקומות אחרים, דווקא בעבודה שלנו אי אפשר לתכנן. רק אצלנו יש כל כך הרבה דברים לא צפויים. אבל בפועל, הרבה מאותם דברים דווקא ידועים מראש. אם נתכנן מתי וכמה זמן ייקח לעשות אותם, נהייה פחות מופתעים וסף הלחץ ירד.
אם אני יודעת שבעוד שבועיים אני צריכה להכין מצגת מסכמת לכל ההנהלה הבכירה, ובשבוע הבא הולך להיות עמוס, אני אכין את עצמי למצגת כבר בשבוע הקרוב. אכתוב לי ביומן באיזה יום וכמה זמן אני מקציבה לכך. אכתוב מתי אני מתכננת להראות אותה לאנשים קרובים כדי לקבל חוות דעת, וכמה זמן ייקח להם לתת את הדגשים וההערות שלהם.
חשוב לזכור תמיד להשאיר מקום בתכנון ללא צפוי. כך, כאשר הוא יגיע, הוא לא יערער את ניהול הזמן שלי.
זיהוי האבנים הגדולות
כדי לתכנן את הלו"ז שלנו באופן יעיל ואפקטיבי, נצטרך לזהות את "האבנים הגדולות" שלנו – המשימות החשובות ביותר, שיהיו העוגן שלנו לתכנון. "האבנים הגדולות" הוא משל ידוע של סטיבן קובי, אחד מגדולי הגורו בנושא של ניהול זמן. תוכלו לראות סרטון הממחיש את המשל כאן.
ללא זיהוי האבנים הגדולות שלנו וקביעתן כעוגנים, אנחנו נוטים להיות מוצפים במשימות, לאו דווקא החשובות ביותר, ללא יכולת להשחיל ללו"ז איזו אבן גדולה.
שתי תופעות נפוצות נוספות שמונעות את הביצוע של האבנים הגדולות, הן העדפת משימות מהירות ו/או מוכרות: אנחנו מעדיפים לסיים קודם את כל המשימות הקצרות ("רק שנייה ואני מעיפה את זה"), אבל כל משימה כזאת גוזלת זמן מצטבר, ופתאום אנחנו נחרדים לגלות שחצי יום עבר. בנוסף, פעמים רבות אנחנו נוטים להעדיף משימות שאנחנו מכירים, דברים שכבר עשינו ונוח לנו לעשות. לעומת זאת, משימה חדשה שמעולם לא התנסינו בביצועה, נראית קשה ומורכבת ולכן, נדחה אותה בינתיים.
אז איך מתגברים על כך? בכתבה הבאה נדבר על תיעדוף המשימות – מה חשוב ומה דחוף. עד אז, אני ממליצה לכם לרשום את כל המשימות שלכם לשבוע הקרוב, לזהות מבניהן את המשימות החשובות ביותר, לתכנן מתי תוכלו לבצע אותן וכמה זמן זה ייקח.
בהצלחה!
