על ניהול שינוי אסטרטגי
הטמעת מערכת מידע חדשה, הקמת מחלקת פרויקטים, שיטוח המבנה הארגוני – כל הנ"ל ועוד הם דוגמאות לשינויים שארגונים מתמודדים איתם תדיר. אנו חיים בסביבה מרובת שינויים והקצב רק הולך ועולה – מיומנות ניהול השינוי הפכה קריטית להתנהלות ארגונית אפקטיבית ועמידה ביעדים. אם כן, מה גורם לשינוי להיות מוצלח? איך זה קשור ל׳אפקט הבבושקה׳? וכיצד נוכל לשלוט בתוצאות ולנהל את השינוי בצורה אסטרטגית? בכתבה הבאה.
לפי מקינזי, 70% מהשינויים נכשלים ולא משיגים את מטרותיהם. כמעט 45% משינויים אלו נכשלים בשל חוסר בהירות בגודל הפרויקט (דלויט). וכאן אנו מצביעים על אפקט הבבושקה. ניהול שינוי טוב מתחיל בהגדרת השינוי: מה הולך להשתנות בפועל. לכאורה, נושא טריוויאלי – אם מטמיעים מערכת מידע, השינוי יהיה השלמת ההטמעה. במציאות אנו נוכחים לראות ששינוי גורר שינוי. ממש כמו בובת בבושקה שמכילה בתוכה עוד ועוד בובות. כל בובה שכזו היא שינוי בפני עצמו אותו יש לנהל ולכלול בתכנית הרחבה. התעלמות משינויים נגררים פוגעת בניהול אופטימלי של השינוי .
כך לדוגמה: חברות רבות יודעות לנהל צמיחה. הן מגייסות כסף, מגייסות עובדים ומגייסות יועצים ארגוניים לעזרה – איך לצמוח מהר ונכון. אנו יוצרים יחד צפי מצבת עובדים, מגבשים מבנה ארגוני מותאם SCALE, בונים תהליכי עבודה גמישים, מכשירים מנהלים למיומנויות ניהול בסביבה משתנה וכולם שמחים וטובי לבב.
ואז, כמו שקורה רבות בתקופה האחרונה, החברה נאלצת להתייעל כלכלית ובבת אחת לצמצם בכוח האדם שלה. 5%, 10%, 20% ואף יותר. חברות אלו מניחות שאחרי שנגמרו השימועים ונשלחו מכתבי הפיטורין לכולם – תם התהליך. בפועל, לא כך הדבר. תהליך הפיטורין הוא שינוי אחד, שגורר אחריו עוד ועוד שינויים.
המשמעות הרחבה של תהליך התיעלות בכוח האדם היא שינוי עמוק בהתנהלות החברה. שינוי שאותו צריך לנהל. כך למשל, עם הצמצום בכוח האדם, נעלמו פונקציות שלפני כן היו אחראיות על סמכויות, תהליכים, החלטות, פרויקטים. המשמעות היא שיש להגדיר מחדש את סמכויות העבודה (RnR) של העובדים הנשארים, כדי ששום דבר לא יפול בין הכסאות. במקביל, פונקציות המקשרות בין מחלקות נעלמו, דבר המשבש את תהליכי העבודה והתפעול ומצריך התאמה לסיטואציה החדשה. כמו כן, גם את האסטרטגיה יש לעדכן – לא ניתן לעמוד ביעדים המקוריים עם פחות ידיים עובדות. ומה עם העובדים שנשארו והירידה במחוברות הארגונית שלהם נוכח מצב החברה ? גם רוח הצוות והמוראל מצריכים התיחסות.
אם כן, היכולת שלנו למקסם את הצלחת השינוי מתחילה בהגדרת השינוי והיקפו בצורה טובה. לקיחה בחשבון של התמונה המלאה מאפשרת לנו לפעול בצורה מושכלת.
לפני יציאה לדרך לקראת שינוי (כזה או אחר), יש לבנות "סיפור שינוי" חזק, המורכב מ- 4 שאלות:
- מה מטרת השינוי? The reason why. למשל: התייעלות כלכלית.
- איך נדע שהשינוי הצליח? גיבוש מדדי הצלחה. למשל: ירידה בהוצאות.
- איך השינוי יבוא לידי ביטוי? למשל: צמצום מצבת כוח האדם.
- מה השינויים הנגררים? אתרו את הבבושקה! למשל: הרחבת סמכויות מחלקת התמיכה כך שיטפלו גם בשימור לקוחות.
כאשר מנהלים שינוי, כל כאוס מצליח לקבל פרופורצייה, אפילו זה שאחרי גל פיטורין. הכנה מקדימה הכוללת הגדרה של המטרה ואמצעיה יחד עם הערכה כוללת של השינויים הנלווים (הבבושקות), יאפשרו לארגון להגמיש את יכולת ההסתגלות שלו ולהשאר יציב גם בשעת משבר.
צריכים עזרה? ברוח התקופה, אנו מלווים חברות וארגונים בניהול תהליכי שינוי גם במתכונת שמפעילה בארגון משאבים פנימיים ומצמצמת משמעותית עלויות. דברו איתנו (:
