לפני כשנה התמודדתי עם שינוי גדול כשחזרתי מחופשת הלידה לעבודתי. ככל שהתקרב מועד החזרה לעבודה נחרדתי מהמחשבה על "נטישת" הבת שלי לטובת הקריירה שלי. למרות שהרגשתי שהמעבר והשינוי חיוביים לשני הצדדים חוויתי זאת כאירוע שלילי בו: "אפסיד זמן איכות", "אפספס נקודות התפתחות חשובות" ועוד.
כדי להתמודד עם החשש והתחושות הקשות ניסיתי להתמקד ברווחים שהשינוי יעניק לשתינו. התמקדתי בכך שאני אוכל להמשיך להתפתח מקצועית, אחזור להתמודד עם אתגרים אינטלקטואליים, אפעיל את המוח ברמה גבוהה יותר וכמובן אפגוש ואנהל שיחות ודיונים עם אנשים בוגרים. התמקדתי גם ברווח שלה ובכך שהיא תתנסה בניתוק ממני ותחווה סוגי תקשורת חדשים ושונים עם ילדים ועם מבוגרים נוספים.
ההתמקדות ברווחים החיוביים הקלה עלי את החזרה לעבודה וכשחזרתי באמת גיליתי שהשד לא נורא כל כך. אני נהנת משני העולמות, הן מאתגר אינטלקטואלי והן מזמן איכות איתה בשעות אחר הצהריים וסופי שבוע. למזלי בחיי היום יום אני לא מתמודדת עם שינויים משמעותיים כל כך אבל בעולם העסקי אני נתקלת בשינויים כל הזמן: שינויים רגולטוריים, כלכליים, שינוי בקהלי היעד או בציפיות הלקוח.
לנהל את השינוי
רובינו חווים את השינוי כחוסר או כמצב מסוכן אבל שינוי הוא כמעט תמיד הזדמנות. כדי להתמודד נכון עם שינוי צריך לנהל אותו ממקום של התמודדות נכונה ומשכילה. שינוי שאינו מנוהל ידרדר במהירות את החברה, בעוד שינוי שמנוהל נכון ינסיק את הארגון כלפי מעלה.
שני לקוחות שלנו הם דוגמא מצוינת לדרך התמודדות הפוכה עם סוגים שונים של שינוי. הלקוח הראשון, חברת סטארט אפ מצליחה, צמחה במהירות, הכפילה את כמות העובדים שלה ולפיכך החליטה לעבור למשרד גדול יותר, שכן הצפיפות והרעש כבר היו בלתי נסבלים. הם יכלו להרשות לעצמם להשתדרג ולעבור למשרדים יפים בבניין חדש ברמה גבוהה מאוד, בהשוואה למשרד הקטן והישן בו התחילו את דרכם. השינוי לכאורה הוא חיובי מאוד, עובדים יקבלו סוף סוף מקום וריהוט המכבדים את עבודתם, וכמובן הטבות נוספות כמו מטבח גדול ומאובזר ושאר דברים טובים שרואים היום במשרדי סטארט אפ. עם זאת, מספר ימים לאחר המעבר, כשביקרתי אצלם, שמעתי תלונות רבות מצד העובדים שנרתעו מהשינוי: "יש פה בעיה עם החנייה", הם טענו, "לוקח מלא זמן להגיע לפה בבוקר", "במשרד הקודם היה אינטימי, פה אני צריך ללכת או להתקשר לקולגה לשאלה" ועוד.
דוגמא שנייה היא דוגמא מעולם הביטוח, שם הרגולציה השתנתה והורתה לחברות הביטוח לשלוח חודשיים מראש הודעה ללקוחותיה כי הביטוח שלהם עומד להסתיים ועל מה הם מבוטחים וכמה שילמו. סוכני הביטוח חששו מאוד מהשינוי שיאפשר ללקוחות זמן מספק להשוות מחירים ולבחון אפשרויות חלופיות. השינוי כאן בהחלט נתפס כחוסר וכמכשול בדרך, אך הוא התגלה כמנוע צמיחה אדיר אשר גרם ללקוח שלנו, סוכנות ביטוח גדולה, לבדל עצמם ולהעניק ללקוחות ערך מוסף מעבר למחיר הביטוחים, הזדמנות שלא עלתה בידם קודם, הפכה את השירות שלהם לאיכותי יותר וחידדה את היתרון שלהם אל מול הביטוחים הישירים.
להתרגל לטמפרטורה באופן הדרגתי
אגדה אורבנית מספרת שבסוף המאה ה-19 ניסו לבחון את מידת הסתגלותם של צפרדעים למים חמים. כששמו צפרדע במים חמים מאוד היא קפצה מיד החוצה, אך כשהכניסו צפרדע למים פושרים והעלו את הטמפרטורה באופן הדרגתי, היא הסתגלה ונשארה במים עד כדי כך שאם לא הוציאו אותה, הייתה מתבשלת למוות.
לא ברור אם הניסוי באמת נעשה ואם אלו אכן היו התוצאות, אך זו דוגמא שמסבירה מצוין עד כמה כולנו יצורים סתגלתניים כאשר השינוי נעשה בצורה הדרגתית ומבוקרת ועד כמה אנחנו נרתעים כשהשינוי מגיע בהפתעה ובקיצוניות. אז איך עושים את זה נכון?
חוק מס' 1 – הקימו קואליציית שינוי מובילה
הגעתם למסקנה שיש לבצע שינוי ארגוני? אל תצפו להוביל אותו לבד או באמצעות אדם אחד. אדם בודד, גם אם הוא כריזמטי ביותר, לא יכול להוביל שינוי באותה היעילות שקואליציה חזקה תוביל אותו. לכן, ארגנו קבוצת אנשי מפתח, שחקני נשמה מההנהלה והעובדים והפכו אותם לקואליציית השינוי.
חוק מס' 2 – צרו תחושה של דחיפות
הטמעת השינוי הוא שלב ארגוני שיכול להידחות ("כי זה לא הזמן", "כי אחרי החגים", "כי הצוות לא יציב" ועוד ועוד). כדי לקבל שיתוף פעולה מלא ולמנוע דחייתו, צרו תחושת דחיפות על ידי שיקוף המצב והסבר ברור מדוע אנו חייבים לעבור את השינוי ובהקדם (סביבה תחרותית, שינוי רגולטורי, דרישה לעמידה ביעדים גבוהים יותר וכו).
חוק מס' 3 – פתחו חזון ואסטרטגיה לשינוי
כמו שכל ארגון צריך חזון ואסטרטגיה שיובילו אותו, כך גם יש להתייחס לשינוי. בניית חזון מכווינה את האנשים לדרך הנכונה, מדרבנת לפעולה ויוצרת תיאום בין האנשים השונים. חשיבה על חזון תסייע להתמודד עם השינוי בצורה המיטבית, אך יש לזכור שהשינוי חייב להתאים לתרבות הארגונית, שכן אם ננסה ללכת לכיוון שונה מהתרבות שלנו המצב ייצור דיסוננס רב מדי להתמודדות ויכשיל אותנו בדרך להצלחה.
חוק מס' 4 – הפיצו את החזון לפני תחילת השמועות
לפני שינוי ארגוני תמיד יהיו שמועות על מה הולך לקרות. לכן שקפו לעובדים את השינוי מוקדם מספיק לפני תחילת השמועות המבהילות, צרו דיאלוג פתוח עם העובדים בו הם יכולים לשאול שאלות על השפעת השינוי על עבודתם וכמובן על מנת להציע רעיונות להתמודדות. שיתוף העובדים ישפר את איכות השינוי ואת הטמעתו בארגון. אם תרצו לקחת את זה לדרגה אחת גבוהה יותר – אל תסתפקו בשיתוף ידע אלא הפכו את העובדים לשותפים פעילים בשינוי: ככל שלעובדים יהיה חלק גדול יותר בשינוי, רמת המחויבות וההירתמות שלהם להצלחתו תעלה.
חוק מס' 5 – תכננו הישגים לטווח הקצר
אנשים מאמינים למהלכים מצליחים. כדי שזה יקרה וההצלחה תורגש תכננו הצלחות קטנות לאורך התהליך על מנת לחזק את המהלך ולהחליש את המתנגדים לשינוי.
זהו לעת לעתה. אם יש לכם שינוי צפוי ואתם רוצים עוד טיפים כיצד ללוות אותו בצורה נכונה, אנחנו כאן עבורכם.
