שיחות אישיות עם העובדים: תראו מי מדבר

"האם אתה נפגש באופן קבוע עם העובדים שלך?" שאלתי מנהל שהתחלתי ללוות שבוע שעבר,

"ברור… כל הזמן! אנחנו הרי יושבים באותו חדר…" הוא ענה לי.

"אוקיי. על מה אתם מדברים בפגישות האלו?" התעניינתי.

"הכל… אני מברר איתו איך מתקדמת העבודה, אולי יש לו שאלות, חושבים ביחד איך לפתור איזה באג או עם איזו מערכת כדאי לעבוד. אם יש עוד אנשים בחדר אז גם הם יכולים לתרום לשיחה. זה מצוין!"

"ואם יש לו איזו בעיה אישית או איזה תסכול כלפי חבר צוות אחר? או אם למשל יש לו איזה רעיון מדהים למשהו חדש שהיה רוצה לקדם או השגות לגבי תהליך הקליטה שהיה לו בחברה?"

"אה… זה פחות…האמת שאני לא מת על השיחות האלה"

בדיוק בשביל זה אנחנו צריכים שיחות אישיות קבועות עם העובדים שלנו. או בשם פחות מאיים ופורמלי- פגישות  one on one.

מי מפחד מפגישות 1:1?
הרבה מנהלים מתנגדים לרעיון של פגישות 1:1, הם אומרים שזה בזבוז זמן ומסבירים שהם במילא מדברים עם העובדים שלהם כל הזמן. גם המנהל מהדוגמה למעלה, ממש לא התלהב בהתחלה מהרעיון. בדרך כלל המנהלים שחושבים כך הם מנהלים שנכוו בעבר מפגישות 1:1 שלא נוהלו כראוי או לא היו יעילות.

מנהלים אחרים לעומת זאת דווקא אומרים שהיו מאד רוצים לקיים פגישות one on one עם העובדים שלהם, אבל הם פשוט לא מגיעים לזה. אלו לרוב מנהלים שלא מבינים את החשיבות של הפגישות האלו, ולמעשה הם כנראה לא ממש מבינים את התפקיד הניהולי שלהם.

אחד מתחומי האחריות החשובים, ואולי החשוב ביותר של מנהל, הוא להעצים את העובדים שלו. מה זה אומר להעצים את העובדים? הכוונה היא לחשוב כל הזמן מה העובדים שלי צריכים ממני כדי לעשות את העבודה שלהם טוב יותר. למשל, כיצד ניתן לקדם אותם מבחינה מקצועית ולייצר להם עניין? כיצד ניתן לפתור להם בעיות או תסכולים? כיצד ניתן לפתח יחד איתם מיומנויות אישיות חדשות ולחזק את הקיימות? העובדה היא שעובדים אשר מרגישים מועצמים ישארו זמן רב יותר במקום העבודה, ישקיעו יותר ויתנו תפוקה גבוהה יותר.

כדי לעשות את כל זה עלינו לנהל עם העובדים שלנו שיחות אישיות. איך נוכל להעצים עובד שאנחנו לא יודעים מה הוא חושב על החברה או לא יודעים מה הוא מרגיש ביומיום? איך נוכל לעשות זאת מבלי לדעת ממה הוא מרוצה וממה פחות ומבלי שניתן לו במה לשמוע במה לדעתו אנו צריכים להשתפר?

בשביל העובד, לא בשביל המנהל

העיקרון החשוב ביותר בשיחות 1:1 הוא ההבנה שהפגישות האלו נועדו לעובד שלך ולא לך.

זוהי פגישה פתוחה שבה יכול העובד להשמיע כל מה שעולה על דעתו שלא נכנס במסגרת שיחות המסדרון, הדוחות היומיים, הדייליז והמיילים. מתוקף כך, במהלך הפגישה אתה אחראי ל-10% מהדיבור ו-90% מההקשבה. לרוב מנהלים מתבלבלים בין החלוקה של האחוזים האלו ובעיקר עסוקים בלדבר. הרעיון כאן הוא דווקא להקשיב.

הפגישה מתקיימת, תמיד

העיקרון השני הוא לקבוע את הפגישה ביומן, ולא להזיז אותה. אם אתה קובע 1:1 עם העובד אבל תמיד מבטל ברגע האחרון העובד מבין שהפגישות האלו לא באמת חשובות לך, ובמילים אחרות – הוא לא באמת חשוב לך. ברור שיש מקרי קיצון ומצבי חירום וזה בסדר לבטל באופן חד פעמי. רק צריך לשים לב שהביטול הוא היוצא דופן ולא עצם קיום הפגישה.

לדעת לשאול שאלות

העיקרון השלישי הוא לדעת לשאול שאלות. זה נכון שהמנהל צריך בעיקר להקשיב אבל חשוב שתדע לכוון את השיחה לנושאים החשובים. במיוחד אם העובדים שלך הם מתכנתים שלא תמיד ניחנו ביכולת הבעה עשירה. האמת היא שככל שהעובד שלך מופנם יותר המיומנות הזו חשובה יותר. למשל:

• ממה אתה מרוצה במחלקה / בצוות? ממה אתה לא מרוצה?
• מה היית משפר בהתנהלות שלנו?
• מה גורם לך סיפוק והנאה בעבודה?
• מתי אתה מרגיש מתוסכל בעבודה?
• מה אתה אוהב במוצר שלנו?
• מה היית משפר במוצר שלנו?
• לו היית במקומי, אילו שינויים היית עושה?
• עם מי אתה אוהב להתייעץ בחברה ולמה? את מי אתה מעריך ולמה?

הטיפ הטוב ביותר בשאילת שאלות הוא שכאשר התשובה שנותן העובד היא לא ממש ברורה או לא מספיק מפורטת, לשאול "ואיך זה בא לידי ביטוי?". ככה העובד מפרט לעומק את התשובה שלו ואתה מקבל תמונה טובה יותר למה הוא מתכוון.

לא לפחד מהשתיקה

עוד טיפ חשוב הוא לא לפחד מהשתיקה. שאלת שאלה, העובד חושב, תן לו רגע. אל תנסה למלא את החלל מיד עם שאלה נוספת. הרי אנחנו רוצים שהוא ייתן תשובה מעמיקה ורצינית, כזאת שמצריכה חשיבה. וגם אם התשובה הראשונית היא "הכל בסדר", אל תרפה. תמשיך לשאול ובסוף הזהב יתגלה: "אני שמח שהכל בסדר בסה"כ, אבל אתה יודע, תמיד יש דברים שאנחנו יכולים לעשות שישפרו את העבודה. אשמח מאד לשמוע איך אתה רואה את הדברים ומה אתה היית משפר" לדוגמה.

לסיכום, one on one שמנוהל כהלכה, מאפשר לעובדים שלך להתבטא בנושאים שכמעט לא מקבלים התייחסות בשוטף. העובדים מקבלים במה, קולם נשמע ובעיותיהם זוכות להתייחסות ולפתרון. אתה מקבל עובדים מסורים ומחוייבים וגם רעיונות וטיפים מעולים להמשך העבודה.

זו ההזדמנות להזכיר שאנו מתמחים בפיתוח וליווי מנהלים. רוצה לשמוע על עוד כלים ניהוליים? צור איתנו קשר >>